Importancia de la digitalización de documentos

La digitalización de documentos es el traslado de un archivo en su formato físico al formato digital. Tanto los documentos en papel como los digitalizados sirven como medios para registrar la información. Así, la digitalización documental ha pasado a convertirse en una solución para aquellas organizaciones que realizan un uso continuo y abundante de archivos. A continuación Exact, empresa de digitalización de documentos, te explicará su importancia.

¿Por qué es importante?

La información o la documentación siempre ha sido el principal recurso de toda organización. Sin esta, ninguna empresa moderna podría funcionar. Los negocios operan y elaboran estrategias según los documentos. Estos tienen valor económico, legal, fiscal y competitivo. Sin embargo, muchas empresas, debido a la falta de políticas y procedimientos eficaces para la gestión de sus archivos, enfrentan una serie de problemas.

Como consecuencia, pasan mucho tiempo guardándolos, extravían información, no cumplen con las disposiciones sobre el mantenimiento de registros y no protegen la información esencial. Es posible que la falta de una adecuada gestión documental origine los siguientes inconvenientes en tu organización:

• Los documentos en papel generan gastos en las empresas.
• El número de archivos en la oficina crece día a día.
• Los gerentes pierden tiempo buscando información en registros impresos mal etiquetados y archivados.
• Muchos registros, debido a la falta de una gestión adecuada de expedientes, se destruyen o se botan.
• Algunos archivos o papeles se pierden o traspapelan.

Formatos y medios de almacenamiento

Hoy en día, las empresas crean y reciben registros a un ritmo cada vez mayor. No solo el volumen de los documentos crece, sino que estos vienen en una variedad de formatos, como por ejemplo:

• Documentos en Word
• Correos electrónicos
• Faxes
• Imágenes digitales (documentos de papel escaneados)

Asimismo, estos documentos pueden residir en los siguientes medios de almacenamiento:

• Discos duros
• Unidades de red
• La nube
• Copias de seguridad
• CD y DVD
• Memorias USB

Teniendo en cuenta el volumen y tipos de documentos, a las empresas les resulta casi imposible manejarlos sin un sistema de gestión documental bien definido y eficiente.

¿Cómo la digitalización de documentos ayuda a la gestión de archivos?

Actualmente, la velocidad de la comunicación es un requisito primordial de cualquier organización. Nadie puede depender de un mantenimiento de registros en papel lento e ineficiente. También, existe inquietud respecto a la seguridad de los documentos en papel. Todos necesitamos contar con un sistema de gestión de trámite documentario que sea capaz de:

• Almacenar los documentos para utilizarlos a corto y largo plazo.
• Buscar información de manera rápida y sencilla cuando sea necesario.
• Restringir el acceso a personas apropiadas.
• Guardar una copia.

Estos objetivos se pueden lograr al digitalizar los documentos de papel y guardarlos de forma organizada. De este modo, se pueden buscar registros de manera rápida y sencilla y controlar su acceso. Al trabajar con la versión digital con regularidad, los documentos originales en papel pueden guardarse de forma segura en otro lugar para que solo personas autorizadas accedan a ellos.

Un documento impreso no puede utilizarse por varios usuarios al mismo tiempo, lo que retrasa algunas tareas. De igual modo, es imposible acceder a él en todo momento y desde cualquier lugar. Con la digitalización el acceso es total (siempre y cuando tengas el permiso del usuario). Además, puedes encontrar documentos fácilmente, editarlos, revisarlos y eliminarlos.

El futuro de la digitalización de documentos

Hoy en día, muchos trámites oficiales se llevan a cabo y registran en línea en vez de recurrir al formato en papel. Con las nuevas tecnologías, especialmente con la nube, estamos más cerca de reducir la dependencia del papel en gran medida. En la actualidad, no es conveniente trabajar con un sistema de gestión documental en papel lento e ineficiente. Sin duda, la digitalización de documentos minimizará este problema porque nuestro futuro será definitivamente digital.

Existen muchas aplicaciones en el mercado para digitalizar los documentos. Exact te ofrece un sistema funcional, flexible y fácil de aprender y utilizar. De igual forma, este servicio puede personalizarse de acuerdo a tus necesidades específicas e integrarse con otros procesos y sistemas existentes.

Encontrar documentos digitales mediante «tags»

Uno de los aspectos importantes acerca de la digitalización de documentos es marcar los registros o documentos de tal manera que se identifiquen fácilmente. En el caso de un sistema documental con archivos impresos, el etiquetado se realiza empleando resaltadores de colores. Además, se almacenan en cajas, gabinetes y repisas en la oficina. Este es un proceso manual y toma mucho tiempo. Por el contrario, en el caso de la digitalización de documentos, se asignan marcadores digitales o «tags» a cualquier documento. De esta forma, la búsqueda de archivos digitales se realiza de manera más rápida y eficiente.

Los tags van acompañados de una descripción textual adecuada. Posteriormente, se busca un archivo utilizando uno o más tags para identificar únicamente el expediente requerido. Otra ventaja de los tags es que reduce considerablemente el número de coincidencias. Esto hace que la búsqueda documental sea mucho más rápida, precisa y eficaz.

Exact, empresa líder en la gestión de documentos, te ofrece las mejores soluciones de negocios inteligentes. Si estás interesado en nuestros servicios de automatización de procesos, escríbenos y estaremos contentos en ayudarte.