Aspectos claves al elegir un sistema de gestión documental

Cuando se intenta transformar alguno de los componentes principales de un negocio, cambiar cualquier parte por una nueva significa que las otras deberían seguir funcionando en conjunto. Implementar un sistema de gestión documental en una empresa e incrementar la eficiencia de las tareas diarias es el principal objetivo; sin embargo, esto no es fácil.

Correr riesgos es inevitable cuando se trata de poner en marcha un sistema de gestión documental, pero ¿cuáles son los puntos en los que deberíamos enfocarnos para minimizar este riesgo? A continuación, Exact te mostrará los aspectos claves al elegir un sistema de gestión documental.

Consideraciones al elegir un sistema de gestión documental

1. Buena adaptabilidad de usuario

Si tu adaptabilidad de usuario es lenta, entonces tardarás más en lograr los objetivos que te hayas propuesto con el sistema de gestión documental. A través de una capacitación simple, los usuarios deberían darse cuenta rápidamente de cómo esta solución los beneficiaría en su día a día.

Centrarse en capacitaciones y en que los usuarios se adapten de manera correcta disminuye los riesgos e incrementa las posibilidades de que la organización alcance sus metas.

Cuando las empresas piensan en incluir un software de sistema de gestión documental, se centran en el backend y en las funcionalidades en general. Sin embargo, deberían preguntarse cómo este sistema funcionará para el usuario promedio. Tener las mejores funcionalidades no siempre es lo más óptimo si la mitad de tu equipo no puede usarlas bien.

2. El software debe alinearse a tu negocio

Cuando implementas cualquier tipo de software en tu empresa, existen algunas reglas generales que debes seguir:

• Entiende los problemas de tu organización y los beneficios que esperarías tener con este nuevo software. Comunícate apropiadamente de manera interna y externa y verifica que los objetivos del proyecto se están alcanzando correctamente.
• Tómate tu tiempo para definir los aspectos más básicos como a qué áreas se dirigirá el nuevo sistema, qué tipo de documentos maneja tu empresa y qué procesos necesitan mejoras.
• Enfócate en implementar el software por fases y analiza qué es lo más importante para tu empresa en ese momento y si necesita un mejor enfoque.
• No pierdas la comunicación. ¿El proyecto se está desviando de su enfoque original? Analiza, ajusta y sigue mejorando para asegurar un alineamiento correcto.

3. Seguridad y cumplimiento

El control y la pérdida de información se están volviendo muy importantes para los consumidores, por este motivo las organizaciones están tomando consciencia de esta tendencia. Cuando se trata de sistemas de gestión documental, establecer medidas de seguridad es parte del proceso, lo cual es un factor positivo para las organizaciones y consumidores que saben lo importante que es la información.

Un sistema que te permita acceder a cualquier documento a través de grupos de usuarios y que tenga niveles de roles es esencial para cualquier sistema de gestión documental.

4. Innovación

Este es el aspecto clave para maximizar la adaptabilidad del usuario. El software debería ser capaz de manejar los procesos más complicados sin dejar de entregar una buena experiencia de usuario.

5. Arquitectura

Esta solución debe cumplir las necesidades actuales y futuras de tu organización. Los sistemas de gestión documentaria basados en la nube eliminan la carga de mantener la seguridad, redundancia y escalabilidad. Los proveedores de este servicio se encargan de estas responsabilidades, por lo que podrás enfocarte en hacer crecer tu empresa.

6. Escalabilidad

El sistema debería crecer con tu negocio y tus clientes. Comienza con tu proyecto en pequeño y hazlo crecer con tus necesidades. Esto debería hacerse sin complicar otros aspectos de la organización o el software.

7. Integración

El sistema que construyas debe encajar con los servicios de tu área de Tecnología de la Información (TI) y tener la habilidad de integrarse con aplicaciones actuales y futuras.

8. Acceso móvil

El mejor trabajo de tu equipo puede pasar fuera de una oficina tradicional. Si acoges la flexibilidad de la tecnología móvil, tus colaboradores podrán iniciar su flujo de trabajo, completar tareas y tomar decisiones informadas en cualquier momento y en donde sea.

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