Compañías de seguros y la digitalización de documentos

Las compañías de seguros, corredores y agentes constantemente manejan muchos documentos importantes que tienden a acumularse. Ya sea una póliza de seguro, formularios o incluso facturas y registros médicos de los asegurados, hasta documentos que vienen de los centros de salud y proveedores.

A pesar de que en los últimos años se han aumentado los esfuerzos por digitalizar empresas aseguradoras (con plataformas virtuales para revisar la información a modo de “seguros online”), muchos de los clientes aún prefieren los documentos en físico. De todas formas, los proyectos de digitalización de documentos deberían ser parte de las gestiones para asegurar que no se pierdan o hayan errores.

Digitalización de los seguros de salud

Especialmente en el sector de seguros de salud (atenciones ambulatorias, emergencias, hospitalización, exámenes, etc) a veces ocurren situaciones en las que el proceso de validación de las pólizas deben realizarse con más eficacia y los documentos físicos aún están presentes. Es por ello que aquí se debe implementar una gestión de documentos que facilite el flujo del proceso operativo para todos los involucrados: asegurados o pacientes, clínicas y las mismas compañías aseguradoras.

Outsourcing para compañías de seguros

Cuando se van a implementar cambios operacionales dentro de la empresa, muchas veces esto significa un gasto mayor debido a la necesidad de capacitar a los trabajadores actuales. Además, si se requiere un capital humano nuevo contratado directamente por la compañía, se le suma los costos de formación. Es aquí donde integrar un servicio de outsourcing trae muchos beneficios:

• Se hacen cargo un grupo de personas especializadas y no se reparte el trabajo entre varios departamentos.
• Optimización de tiempo y recursos en general.
• Verifican y coordinan de manera colaborativa los objetivos y procesos a implementar.
• Da solución a la unidad y automatización del trabajo de digitalización de archivos.
• Ayuda a identificar y solucionar errores de manera más efectiva.
• Se evita que el proceso operativo sea más denso y lento.
• Se reduce el tiempo de respuesta a las clínicas y asegurados.
• La externalización aporta a la unificación de archivos en papel y electrónicos.

Procesos necesarios para las compañías de seguros

Las compañías de seguros y la digitalización de documentos tiene aún mucho potencial para continuar desarrollándose. Se invierte no solo en iniciativas de transformación digital, sino también en los recursos humanos que se encargan de ejecutarla con el fin de optimizar los planes de crecimiento. Es por ello que aquí mencionamos algunos de los procesos que generalmente se aplican en este sector:

• Servicio de digitalización de documentos y escaneo de expedientes.
• Implementar un sistema de búsqueda y gestión de archivos más eficaz (control documentario).
• Ingreso de datos (data entry) al sistema, cuyo ingreso manual se vaya reduciendo con el tiempo.
• Clasificación y ID de documentos con códigos QR o códigos de barra.
• Registro y acceso a archivos en menor tiempo.
• Automatizar procesos

Transformando relaciones con la digitalización y el outsourcing

Los procesos operativos clave se van volviendo más fluidos y permite que los involucrados directos obtengan un servicio optimizado y de mayor valor. Gracias a las soluciones tecnológicas por parte de personal especializado, estos escenarios continúan mejorando en las empresas de seguros. Aquí algunas situaciones de optimización:

Para el asegurado

Podrá tener toda su información más accesible y ordenada digitalmente, desde que solicitan una cotización, hasta cuando quieran ver detalles de su póliza o deben hacerla efectiva al atenderse en las clínicas, todo de manera electrónica.

Para el personal, agentes o corredores

Podrán concentrarse en cumplir sus labores específicas y acceder a los datos para analizarlos sin perder el tiempo en gestiones innecesarias. Los procesos entre áreas de la compañía se irán simplificando significativamente. Se tendrá la información más accesible y actualizada, además de brindar una mejor atención a los clientes.

Para los proveedores y clínicas

Recibirán una interacción electrónica más completa además de obtener una respuesta más rápida acerca de la cobertura de sus pacientes. Ya no será necesario llevar y traer tantos expedientes, facturas, solicitudes, sobres, etc; por lo que la cadena operativa se vuelve más eficaz.

Ir posicionando estos procesos con ayuda de profesionales como Exact, tendrá como objetivo mejorar no solo la experiencia del cliente, sino también los ingresos y resultados finales. Es por ello que invertir en digitalización de información en la industria de seguros aporta a migrar a un espacio de trabajo más eficiente, sin cajas llenas de archivo ni tantos papeles.