¿Qué es la gestión de trámite documentario?

La gestión de trámite documentario puede causar un gran impacto en tu compañía.

A medida que tu empresa crece; los archivos, el tiempo y el esfuerzo necesarios para gestionarlos también. Es así que almacenar, gestionar, distribuir y acceder a la información desde este gran volumen de datos puede resultar un problema.

Ante esta problemática, la gestión de documentos digitales revoluciona el manejo de la información y ofrece la posibilidad de encontrarlos, recuperarlos y compartirlos rápidamente en tu repositorio.

En esta oportunidad, Exact te brindará toda la información que necesites saber sobre la gestión de trámite documentario para que quizás, más adelante, la implementes.

Conceptos básicos

La gestión de trámite documentario es el registro, almacenamiento y recuperación de documentos. Con o sin el monitoreo de estos, tu empresa los registra, almacena y recupera todos los días.

La gestión documental representa un avance significativo con respecto al almacenamiento de la información en papel. Este servicio brinda instrumentos eficaces de búsqueda para recuperarlos, incluyendo búsquedas del texto completo, modelos de búsquedas de campo y un esquema de presentación visual que permita a los usuarios encontrar los textos deseados. Los mejores sistemas de gestión documental te permitirán localizar documentos utilizando los tres métodos anteriormente mencionados.

Tipos de documentos que gestiona un sistema de trámite documentario

Pueden ser de papel o electrónicos. Por ejemplo, una factura enviada a tu empresa por correo por un vendedor es obviamente un documento de papel que se puede leer y modificar. Sin embargo, es probable que tu compañía la haya solicitado previamente. Entonces, es posible que esa solicitud haya sido un documento electrónico gestionado por el sistema de contabilidad. Como se observa, tenemos dos documentos similares que se deben conservar juntos como referencia. No obstante, la manera en la que se almacenan es muy diferente.

En el ejemplo anterior, hablamos de una factura. Pero, ¿qué pasa si se trata, además, de un recibo de entrega, un documento de aceptación o incluso un contrato? Una vez más, estos documentos pueden encontrarse en distintos formatos o sistemas. El contrato se puede almacenar en una carpeta en el departamento legal de la empresa. Asimismo, el recibo de entrega puede guardarse en un almacén. La recepción de un archivo la efectúa el departamento que se encargó de realizar la solicitud. Entonces, podemos observar que todos estos documentos se almacenarán en lugares físicos distintos.

¿Cómo funciona un sistema de trámite documentario?

Este sistema se utiliza para registrar, organizar y encontrar todos estos documentos de manera electrónica y sencilla. Los que se encuentran impresos se escanean (digitalización de documentos) en este sistema, mientras que los electrónicos se almacenan en él o se remiten a otro. Un sistema de gestión de trámite documentario tiene el poder de reunir todos estos documentos en un solo lugar.

Estos se vinculan con el departamento, vendedor, número de orden de compra o cualquier otro concepto que se relacione con tu negocio. A diferencia de los folders que se guardan en los gabinetes de una oficina, los sistemas de gestión de trámite documentario almacenan documentos en carpetas electrónicas que se ordenan según el tipo de información. Esto le permite a los usuarios buscarlos y recuperarlos basándose en diferentes criterios de manera más organizada.

Si optas por una gestión documental electrónica, atrás quedarán los días en que se perdían documentos porque ahora todos estos se encontrarán en un único repositorio electrónico. Asimismo, los trabajadores ya no desperdiciarán su tiempo recuperándolos de distintas ubicaciones y folders físicos. Con la gestión documental en línea, el usuario puede localizar inmediatamente el material que busca. Esto no solo los vuelve más productivos, sino que ahora pueden enfocarse en realizar otras tareas.

Beneficios de la gestión de trámite documentario

1. Más tiempo para realizar tareas importantes

Nadie quiere sobrecargarse de labores día tras día. La gestión de trámite documentario puede ocuparse de esas funciones por tus empleados. Esto quiere decir que ahorrarás tiempo cuando tengas que guardar y distribuir documentos. Asimismo, tú y tus empleados tendrán más tiempo para concentrarse en otras tareas de tu negocio, como por ejemplo, fabricar un nuevo producto.

2. Tranquilidad

La seguridad es una de las principales preocupaciones para todas las compañías. Cuando te preocupas por la seguridad de los documentos de tu negocio, no trabajas tranquilo. Una gestión de este tipo te dará tranquilidad. No tendrás que preocuparte por si se pierden los documentos porque este sistema tiene controles de seguridad.

3. Oportunidad para crecer

Tanto tu empresa como tus documentos crecen. Pero, ¿no deberías crecer tú también? La gestión documental elimina la carga de tareas que debes realizar. Es decir, tu desempeño será más eficaz, por lo que tendrás más oportunidades para crecer en el ámbito laboral y personal.

 

Entonces, ahora que ya sabes de qué trata este novedoso servicio, ¿te animarías a implementarlo?

Exact, empresa líder en gestión de trámite documentario, te ofrece las mejores soluciones de negocios inteligentes. Si estás interesado en nuestros servicios de gestión documental, escríbenos y estaremos contentos en ayudarte.