¿Qué es el control de documentos?

El control de documentos es un requisito que establece las bases para elaborar, mantener y actualizar el soporte documental de los sistemas de gestión de la calidad y poco a poco se está implementando ampliamente en diversas empresas alrededor del mundo. Sin embargo, a muchas personas les cuesta definirlo clara y efectivamente.

Es por eso que en esta oportunidad, Exact, empresa especialista en control y digitalización de documentos, te brindará toda la información que necesites saber sobre el control documental y quizás, más adelante, implementarlo.

Definición de control documental

El control de documentos es como un sistema de gestión cuyo propósito es hacer cumplir los procesos y prácticas para la creación, revisión, modificación, emisión, distribución y accesibilidad de los documentos.

Este rol asegura que la documentación disponible dentro de una organización sea de confianza para sus usuarios y contenga información actualizada, confiable, verificada y aprobada formalmente.

Esto está mayormente presente en los sectores u organizaciones:

• Que pertenecen a las áreas de ingeniería o construcción;
• Donde la documentación es frecuentemente modificada y actualizada;
• Que están buscando o mantener el certificado ISO 9001;
• Donde están buscando regularmente documentos oficiales, confiables y actualizados y la información es de crítica importancia;
• Que son constantemente reguladas;
• Donde se producen y se intercambian grandes cantidades de documentos entre diferentes entidades;
• Que implican operaciones técnicas;
• Que cuentan con un gran énfasis en cumplimiento, trazabilidad y auditabilidad.

Otras definiciones

De forma más simplificada, podríamos definirlo como la organizanización de documentos, datos e información de manera consistente, controlada y estandarizada.

También podemos decir que el control documental es un conjunto de medidas que se toman para regular la preparación, revisión, aprobación, publicación, distribución, acceso, almacenamientos, seguridad, alteración, cambio, retiro o disposición de documentos. En otras palabras, todo sobre los documentos.

El control de documentos es un requisito para los estándares del ISO 9001

El ISO 9001 es una norma de sistemas de gestión de la calidad (SGC) que se centra en todos los elementos de administración de calidad con los que una organización debe contar para tener un sistema efectivo que le permita administrar y mejorar sus productos y servicios.

El control de documentos también es un requerimientos de la norma internacional ISO 9001, Esta norma establece notablemente que:

“Un procedimiento documentado debe ser establecido para definir los siguientes controles necesitados:

• Para aprobar los documentos de adecuación antes de su expedición;
• Para revisar y actualizar según sea necesario y volver a aprobar los documentos;
• Para asegurar que los cambios y el estado actual de la revisión de documentos estén disponible en varios puntos de uso.
• Para asegurar que los documentos permanezcan legibles y fácilmente identificables;
• Para asegurar que los documentos de orígenes externos sean identificados y su distribución sea controlada, y para prevenir el uso no intencionado de documentos obsoletos, y de aplicarles identificación adecuada si son retenidos con ese propósito.”

Como ya se explicó, el control de documentos es como un sistema de gestión de la información de las empresa o negocios El control documental también está ligado con el servicio de outsourcing, debido a su alta capacidad de organización de la información. Este servicio, también conocido como externalización, puede ayudarte a mejorar el desarrollo de tu empresa. Si quieres saber cómo, te sugerimos leer: Cómo alcanzar la eficiencia en tu empresa con la externalización del back office.

El control documental es crucial para cualquier empresa

Muchas organizaciones en varios países han logrado alcanzar una mayor eficiencia y un gran desarrollo. Como verás, el control documental puede traer varios beneficios a tu empresa. La importancia del control de documentos radica en asegurar la eficiencia, desarrollo, confianza, trazabilidad, calidad y seguridad de la información.

Ahora que hemos definido de forma más clara lo que es el control de documentos y en qué consiste, esperemos que tomes en cuenta esta función para la mejora de tu empresa.

 

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