Cómo alcanzar la eficiencia en tu empresa con la externalización del back office

La externalización del back office ha estado revolucionando la eficiencia de las empresas que lo practican; sin embargo, todavía hay empresas que desconocen de esto y no lo implementan. Por ello te mostraremos los beneficios que esto le puede traer a tu empresa. Pero primero hablaremos sobre qué es el back office y su externalización.

¿Qué es Back Office?

La terminología de “back office” viene de los tiempos antiguos de las empresas donde las compañías dividían sus oficinas en dos partes separadas.

El Back Office estaba conformado por todos los empleados que no trataban directamente con los clientes. De ahí que los roles que cumplían eran usualmente administrativos y de soporte. Es decir no generan ingresos directamente a la empresa, pero son necesarios para su funcionamiento.

¿Qué es la Externalización del Back Office?

Es la práctica de agilizar las funciones administrativas y de soporte a una compañía externa. Su naturaleza exacta puede variar, pero los procesos que pueden ser externalizados efectivamente tienen cosas en común:

• Son repetitivos.
• Son de alto volumen.
• Son de trabajo intensivo.

Los negocios que generan altos volúmenes de repetitividad y de intensa labor pueden generar importantes beneficios de la externalización de estos a otra compañía en vez de administrarlos ellos mismos. Aquí algunos beneficios:

1. Reduce costos generales.

La función de una compañía que brinda servicios de externalización de Back Office es minimizar costos para sus clientes. Estas compañías se optimizan para realizar un gran rango de funciones del back office a los costos más bajos – algo que sería imposible alcanzar en una empresa por sí sola.

Los proveedores del servicio de externalización operan en ciudades donde el alquiler es barato y en países donde los índices laborales son bajos. Si tu compañía está ubicada en una ciudad con alto alquiler y altos costos de mano de obra, podrías ahorrar bastante con la externalización.

2. Ahorrar espacio en la oficina

En áreas con un alto alquiler, la oficina puede salir más costosa de lo que piensas. Si externalizaras todas las posiciones de Back Office podrías disminuir tus gastos administrativos. Incluso, podrías añadir más personal de ventas y de soporte para impulsar tus beneficios y hace el mejor uso de los costosos contratos de arrendamientos de oficina.

3. Enfoque en el negocio principal

Los empleados adicionales colocan una carga extra en un negocio. Imagina externalizar todo este equipo y los procesos que involucran. Lo único que haría la empresa sería escribir un cheque (y eso cuesta menos). De esta manera, todo ese esfuerzo y atención pueden ser concentrados en crecer el negocio principal y generar más ingresos.

¿Cuándo externalizar el Back Office?

1. Tu negocio está creciendo rápido

Mientras más crezca tu negocio, habrá más complejidad y riesgo a la hora de gestionar tu back office por tu cuenta. Si estás experimentando un crecimiento exponencial o lo ves en un futuro cercano, es hora de externalizar las operaciones del back office.

2. Tecnología desactualizada

La tecnología en la cual invertiste cuando empezaste puede que no esté alineada con dónde está tu compañía ahora. Si has sobrepasado tu tecnología, puede que sea tiempo de externalizar las operaciones del back office en vez de invertir en un nuevo y costoso software,para el cual deberás invertir tiempo valioso en conocerlo a detalle.

3. Pierdes foco en tareas primordiales

Administrar las tareas del back office puede consumir mucho tiempo. Mientras tratas de gestionarlas lo mejor posible, probablemente estás ignorando las actividades del negocio principal. Es hora de externalizar el back office para que así puedas volver al trabajo que realmente importa.

4. Quieres reducir costos generales

Como todo negocio en el mundo, reducir costos generales es esencial para toda empresa hoy en día ya que esto te permite invertir en actividades más importantes del negocio. A pesar de que tendrás que pagar al proveedor de servicio de back office, el costo es mínimo comparado a los costos de contratar empleados nuevos, comprar equipos y suplementos nuevos, invertir en el software, etc.

 

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