Conoce el procedimiento del control de documentos

El procedimiento de control de documentos lleva un registro de su aprobación, actualización o modificación, así como su seguimiento, publicación (interna o externa) y caducidad. De igual manera, el sistema de gestión documental ayuda a automatizar el control y seguimiento de los documentos que se gestionan según la regulación de los mismos.

Este procedimiento mantiene todos los documentos y archivos en orden. A continuación, Exact te explicará a detalle en qué consiste este proceso para que consideres implementarlo dentro de tu compañía.

¿Qué es el procedimiento del control de documentos?

Es el control de la información documentada, cuyo objetivo es hacer cumplir la creación, revisión, modificación, publicación, distribución y accesibilidad de los documentos. Asimismo, estos procesos involucran las siguientes funciones:

1. Creación de documentos

El procedimiento del control documental determina cómo se crean los documentos y quién es la persona encargada de realizarlo. Esto involucra ocuparse del formato, nombre y otros detalles técnicos del archivo.

2. Análisis y aprobación de documentos

En el control documental se especifica cómo se analizan, quién los aprueba, cómo se da el registro de documentos y las aprobaciones o modificaciones. Los principios de garantía de calidad requieren que el análisis de los documentos se lleve a cabo con precisión.

3. Revisión de documentos

Luego de la aprobación final de los documentos, es posible que estos se modifiquen en el futuro. El procedimiento del control de documentos determinará cómo se revisarán los archivos. Dicho proceso identifica quién puede empezar, solicitar o implementar las revisiones.

Una vez que se haya llevado a cabo la revisión de documentos, estos siguen un proceso de aprobación similar o idéntico al empleado para el análisis y aprobación documental. Asimismo, el procedimiento del control de documentos define la manera en la que se identifica un documento según su revisión.

4. Publicación de documentos

Luego de la aprobación de los documentos, el sistema de gestión documental establece los parámetros respecto a cómo y dónde se publica un documento, así como quién puede acceder a él. Los requisitos de publicación indican si los documentos se encuentran disponibles interna o externamente, dónde se los puede ubicar, qué restricciones de seguridad tienen, entre otros aspectos.

5. Caducidad de los documentos

Si un documento caduca o ya no se encuentra disponible, se debe especificar en el procedimiento del control de la información. La caducidad de los documentos podrá determinarse mediante la fecha o cuando el contenido de estos se reemplace.

6. Beneficios del procedimiento de control y registro de documentos

Tener la certeza de que se está utilizando el documento correcto, actualizado y aprobado es uno de los beneficios principales de contar con un programa para llevar control de documentos.

Los documentos obsoletos o que ya no brindan información útil pueden ser motivo de gran preocupación. Si no se implementa un método para controlar la información, pueden surgir los siguientes problemas: procedimientos desaprobados u obsoletos, documentación sin control, archivos inaccesibles o perdidos, entre otros.

¿Por qué es importante?

Debemos garantizar que la información que llegue al usuario final sea correcta. Por este motivo, se debe hacer un seguimiento al documento para asegurarnos de que esto suceda. Además, en algunas ocasiones, la información que se encuentra en él debe modificarse. En este sentido, el control de un documento es importante porque este proceso garantizará que los archivos siempre contengan la información correcta.

¿Quién es responsable de los procesos del control documental?

En la mayoría de organizaciones, una persona o un grupo de trabajadores son responsables del procedimiento de control y registro de documentos. No obstante, si optas por un software para la gestión de documentos, como el que ofrece Exact, todo este proceso se realizará de manera electrónica y organizada.

Soluciones de contar con un procedimiento de control de documentos

Existen muchos factores por los cuales un sistema de control documental respalda el procedimiento de la regulación de documentos. Algunos de los más comunes son:

• Control de revisión: captura y registra cada cambio que surja.
• Registro de cuentas: registra cada acción que ocurra en un archivo.
• Seguridad: determina quién tiene acceso a un archivo o qué acciones se pueden realizar.
• Flujo de trabajo: enruta los archivos para que se revisen y aprueben de manera electrónica.

El control documental y la norma ISO 9001

El control documental basado en un sistema de gestión documental efectivo es fundamental para el cumplimiento de las normas de calidad. Mantener la certificación es el aspecto más desafiante del proceso de certificación. De igual forma, permanecer certificado implica que se mantenga un registro que pruebe que:

• Se mantiene la documentación actualizada.
• Hay una actualización de los procedimientos cuando los procesos cambian.
• Revisan las instrucciones de trabajo cuando se descubren métodos más eficientes.

Tu organización necesita una forma eficiente y rigurosa de ejercer el control de los documentos en los sistemas de gestión. Por este motivo, el procedimiento del control documental es muy importante y necesario para garantizar un correcto uso de la documentación. ¿Te animarías a implementarlo?

Exact, empresa líder en la gestión de documentos y digitalización, te ofrece las mejores soluciones de negocios inteligentes. Si estás interesado en nuestro programa para llevar control de documentos o servicios de digitalización, escríbenos y estaremos contentos en ayudarte.