¿Qué es la gestión de procesos de negocios (BPM)?

Gestionar los procesos del negocio es un gran desafío para la mayoría de empresas. Muchas de ellas desconocen en qué consiste la gestión de procesos de negocios (business process management o BPM). Si deseas mejorar el desempeño y rendimiento de tu compañía, optimiza y gestiona los procesos con el servicio de outsourcing que ofrece Exact.

¿En qué consiste la gestión de procesos BPM?

La gestión de procesos BPM es la manera en que una organización crea, edita y analiza los procedimientos que forman la base de su negocio. Además, es una metodología eficaz que se utiliza para garantizar que los procesos sean eficientes y efectivos. Esto dará como resultado una organización más rentable.

De igual forma, dicho término involucra cómo estudiamos, identificamos, cambiamos y monitoreamos los procesos de la empresa para asegurarnos de que funcionen sin problemas y de que se puedan mejorar con el paso del tiempo.

El software BPM se considera como una práctica empresarial que comprende técnicas y métodos estructurados. No es una tecnología, pese a que existan varias en el mercado que identifiquen y modifiquen los procesos existentes para alinearlos con una situación deseada. Se trata de formalizar e institucionalizar mejores maneras de realizar el trabajo.

¿De qué se encarga?

El empleo exitoso del software BPM implica lo siguiente:

• Organizar los procesos en torno a los resultados deseados, no en función de las tareas, para garantizar que se mantenga un enfoque adecuado.
• Corregir y mejorar los procedimientos antes de automatizarlos; de lo contrario, no se contribuirá con la optimización del trabajo.
• Establecer los procesos y asignar responsabilidad para evitar que el trabajo y las mejoras se pierdan de vista.
• Estandarizar los procesos en la empresa para que sean fáciles de entender y gestionar, disminuyan los errores y se mitiguen los riesgos.
• Permitir un cambio continuo para ver un mayor número de mejoras con el tiempo.
• Mejorar los procedimientos existentes, en lugar de crear unos completamente nuevos porque esto puede tomar mucho tiempo.

¿A qué aspira?

El sistema BPM no debería convertirse en un ejercicio único. Debería consistir en una evaluación continua de los procesos e incluir las acciones que se llevarán a cabo para mejorar el flujo total de procedimientos. Todo ello conlleva un ciclo continuo de evaluaciones y mejoras dentro de la organización.

Los pasos que se realizan en el software empresarial BPM son:

• Analizar
• Rediseñar y moldear
• Implementar
• Monitorear
• Gestionar
• Automatizar

Parte de la solución implica, también, obtener información, solicitar puntos de vista, comunicarlos a los empleados, etc.

¿Por qué es importante?

Una empresa desorganizada con procesos de negocio deficientes genera caos y desorden. A nivel individual, las personas solo ven una parte del proceso y pocos pueden percibir todos los efectos de un procedimiento: dónde inicia y termina, los datos esenciales y dónde yacen las posibles dificultades e ineficiencias.

Los procesos no gestionados y caóticos dañan la empresa y conducen a uno o a más de los siguientes escenarios:

• Pérdida de tiempo
• Más errores
• Aumento de la responsabilidad
• Falta de información
• Empleados desmoralizados

No obstante, cuando las empresas aplican la tecnología de software BPM mejoran sus procesos y hacen que todos los aspectos de las operaciones funcionen de manera óptima.

¿Qué beneficios ofrece?

Estos son algunos de los principales beneficios de utilizar este tipo de software en tu compañía:

• Obtener el control de los procesos caóticos y difíciles de manejar
• Crear, mapear, analizar y mejorar los trámites empresariales
• Dirigir las operaciones cotidianas de manera más eficiente
• Lograr mayores objetivos organizacionales
• Avanzar hacia una transformación digital
• Mejorar y optimizar operaciones complicadas
• Rastrear los elementos individuales conforme transcurra el flujo de trabajo

Ejemplos de una gestión de procesos empresariales

Recursos humanos

¿Sientes que el proceso de incorporación de tu empresa es muy complejo y caótico? ¿El departamento de recursos humanos de tu compañía les solicita a los candidatos llenar formularios exhaustivos?

Si la respuesta a ambas preguntas es sí, esto se debe a que dicho departamento desconoce los principios de la gestión de procesos BPM. Aplicar este sistema ayuda a automatizar los procesos de recursos humanos de principio a fin, lo que reduce los gastos, tiempo y formularios.

Ventas

En la mayoría de empresas, el equipo de ventas invierte bastante tiempo coordinando la aprobación de facturas con el equipo encargado de las cuentas por cobrar. Incluso, un pequeño error en las facturas arruina las vidas de los vendedores.

Aquí es donde interviene la herramienta BPM, ya que automatiza el proceso de la aprobación de facturas eliminando la posibilidad de cometer errores manuales. También, evita que los vendedores tengan que aclarar ciertos aspectos de las facturas electrónicas con el área de cobranza.

Ahora que ya sabes en qué consiste un sistema BPM, ¿te animarías a implementarlo en tu organización? Ten por seguro que la productividad de tus procesos de soporte operativo incrementará y obtendrás el control total de tus operaciones.

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