¿Cuál es la diferencia entre una factura digital y una electrónica?

Una factura digital es, por lo general, un archivo en formato PDF o Word que a veces corresponde a una factura escaneada y es fácil de comprender. Una factura electrónica, por el contrario, es un archivo de datos que se transfiere entre computadoras. Los formatos convencionales son XML y EDI. Además, una contiene la información estructurada, de tal forma que una computadora lo pueda comprender y registrar de manera más sencilla y automática.

La factura digital frente a la factura electrónica

Algunas fuentes antiguas que se pueden encontrar en internet generan mucha confusión en torno al significado correcto y moderno de los distintos tipos de facturas, a pesar de ser completamente diferentes. Sin embargo, los siguientes enunciados son verdaderos:

• Una factura electrónica contiene la información del proveedor en un formato estructurado que el sistema financiero del comprador puede reconocer automáticamente, sin requerir la incorporación manual de datos de parte del administrador.
• Una factura digital, en cambio, es una factura que se puede visualizar y procesar de manera digital. Asimismo, una factura electrónica se encuentra siempre en un formato de archivo digital, como un documento PDF o Word.

Por estos motivos, una factura digital no es necesariamente una facturación electrónica. ¿Ahora comprendes la diferencia? Sigamos profundizando un poco más en detalles.

¿Qué es una factura electrónica?

Es un archivo digital que se genera de manera sistemática y presenta la información en una ubicación fija. Hay muchos formatos distintos para realizar una factura electrónica, pero no existe un formato estándar global. No obstante, los formatos más comunes son EDI y UBL.

EDI ha sido un formato standard popular durante mucho tiempo. Son muchos los gobiernos alrededor del mundo que prefieren utilizar el formato UBL 2.0. La Comisión Europea (CE), por ejemplo, trabaja con su sucesor, el UBL 2.1. Es probable que este se convierta en el formato estándar para las empresas que negocien directamente con la CE.

¿Qué es una factura digital?

Es una factura que se puede ver y procesar de manera digital. Además es fácil de archivar y conectar con un software de contabilidad. Con el conocimiento óptico de caracteres (OCR), este tipo de facturas se registran en los sistemas automáticamente. Esto contribuye a una menor carga laboral. De igual forma, una factura digital es una factura donde la información no está estructurada y se emite en formato PDF o Word.

El objetivo de las facturas modernas

Las facturas electrónicas no tienen una finalidad en sí, sino que permiten lograr los objetivos. El remitente se asegura de que la factura llegue a la persona correcta de manera rápida, a un costo más bajo. El objetivo final del receptor es registrar una factura de compra con la menor intervención del hombre. La manera en la que las facturas llegan a las organizaciones y se procesan no nos tiene por qué preocupar, ya que esto sucede de forma inmediata y sin errores.

¿Por qué implementar la facturación electrónica en tu empresa?

• Facilidad: el procesamiento es digital y automático.
• Velocidad: no se utiliza papel.
• Precisión: se minimizan los errores humanos.
• Papel blanco: el procesamiento de factura se realiza de manera digital.

Ese ha sido un recuento de las diferencias entre una factura electrónica y una factura digital. Esperamos que ahora tengas un panorama más amplio respecto al tema.

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