3 cosas que debes saber sobre la automatización de procesos

Anteriormente, en nuestro artículo sobre la introducción a la automatización, dejamos algunos puntos en claro, tales como, que este proceso ha evolucionado de una idea tecnológica emergente a un proceso que busca determinar cómo servir mejor a los clientes. Además de cómo actualmente permite a los profesionales pasar su tiempo desarrollando relaciones clave y diferenciándose en el mercado.

En esta ocasión, continuando con la premisa de incrementar tus conocimientos sobre la automatización de procesos, Exact profundizará en el tema. Conoceremos cómo se empieza un proyecto de automatización de procesos, sus fases y cómo mejorar tu negocio a través del mismo.

¿Cómo empezar un proyecto de automatización de procesos?

¿Te has preguntado cómo empiezas un proyecto de automatización de procesos? ¿Cómo sabes qué procesos deben automatizarse primero? Para empezar, se debe analizar las necesidades estratégicas. De esta manera, las empresas deberían preguntarse qué las hará más competitivas en el mercado. Por ejemplo, puede que te interese obtener ciertos productos de manera rápida o disminuir el precio de tus productos mejorando tus márgenes. Luego, las empresas deben identificar los procesos que son codiciosos desde el punto de vista operativo. Estos son los procesos que requieren mucho tiempo o recursos, y también son procesos que a menudo están plagados de errores humanos.

Cada organización variará en términos del orden en que se automatizan, en función de sus necesidades estratégicas y operativas. Busca los siguientes tipos de procesos para determinar dónde comenzar:

• Simple y repetitivo
• Back office de tecnología
• Investigación
• Gestión de documentos
• Gestión financiera
• Tareas manuales que podrían causar lesiones humanas
• Compras
• Gestión de pedidos
• Ventas y marketing
• Seguimiento y alertas (por sensor)
• Recursos humanos de rote
• Fabricación

Las fases de la automatización de procesos

Para los gerentes de proyecto, la automatización de procesos se puede dividir en cuatro fases principales. La división de estas fases en pasos más detallados depende de las características específicas de tu organización y de si realizas consultas externas para tu proyecto.

Las cuatro fases de la automatización de procesos son:

1. Análisis: en esta fase, revisa la infraestructura de tu organización. Evalúa tus necesidades y objetivos antes de realizar una revisión completa de los sistemas actuales, las necesidades de datos y los procesos comerciales. Luego, selecciona una solución de tecnología basada en tu diseño arquitectónico y cómo se adapta a la empresa. En esta etapa, los consultores externos que son expertos en la tecnología son útiles.
2. Implementación: durante esta fase, configura y personaliza la tecnología. Si es necesario, amplía los sistemas de TI actuales con complementos personalizados. En este momento, la documentación es crítica, y todas y cada una de las funciones deben registrarse.
3. Integración: en esta fase, realiza la integración de la interfaz de programación de aplicaciones (API). Esto permite a los nuevos programas acceder y comunicarse con otros ya existentes. También realiza integración de datos durante esta fase, combinando datos de fuentes dispares. Por último, implementa el bus de servicio empresarial (ESB) en una arquitectura orientada a servicios (SOA). Un ESB permite la comunicación entre aplicaciones de software que actúan de acuerdo entre sí.
4. Mantenimiento y soporte: esta última fase busca cuellos de botella y fallas en los procesos que puedan corregirse. Deberías actualizar constantemente las versiones de tu sistema, y ??realizar una migración constante a las nuevas plataformas, ya que están disponibles. Toda la organización también debería aprovechar el soporte técnico.

¿Cómo puedes mejorar tu negocio a través de la automatización de procesos?

En lo que respecta a automatización de procesos para negocios, existen varias recomendaciones sobre cómo comenzar. Algunos dicen que los proyectos sólo tienen éxito si inicialmente los abordas desde una posición donde esperas los resultados deseados. Otros recomiendan automatizar primero y luego descifrar los procesos. Algunos afirman que se requiere un mapa completo y un modelo de los procesos antes de cualquier automatización. Los expertos también exaltan la virtud de tener a sus líderes empresariales a bordo, incluso como parte del equipo. Finalmente, todas las autoridades enfatizan que debes mejorar todos tus procesos (no solo los automatizados) para maximizar la utilidad. A continuación, EXACT tiene algunos consejos para ti.

• Descubre la fuente de tus problemas en el flujo de trabajo.
• Comprende qué requiere tu empresa.
• Documenta todo, incluso cómo documentas.
• Define tus objetivos: específico, mensurable, alcanzable, relevante, oportuno (INTELIGENTE).
• Busca un contratista con experiencia sólida en gestión de contenido empresarial.
• Presenta un caso de negocios convincente que necesite automatización.
• Desarrollar la confianza de tu equipo les hará sentir que lo que hacen es útil para la empresa y es una victoria para ellos.
• Implementa un proyecto de automatización de procesos a la vez.

Exact, empresa líder en la gestión de documentos, te ofrece las mejores soluciones de negocios inteligentes. Si estás interesado en nuestros servicios de automatización de procesos, escríbenos y estaremos contentos en ayudarte.