¿Por qué elegir un sistema de gestión documental en la nube?

El impacto del sistema de gestión documental en la nube ha sido increíble, ya que gran parte de las empresas están adoptando esta transformación digital. Esto significa que con la finalidad de hacerse más eficientes las empresas han iniciado un procesos de digitalización. Asimismo, la computación en la nube ha generado nuevas oportunidades en la gestión de documentos, particularmente cuando se trata de asequibilidad y escalabilidad. A continuación, EXACT te explicará por qué debes elegir un sistema de gestión documentos en la nube.

¿Qué es el control de documentos?

El control de documentos se enfoca en el almacenamiento, la accesibilidad y la digitalización de documentos. Este sistema funciona como un archivador virtual que contiene todos los documentos y exige permisos para poder ingresar. Además de proveer seguridad para los datos e informaciones confidenciales.

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¿Qué es la computación en la nube?

En pocas palabras, la computación en la nube es la entrega de servicios informáticos (servidores de almacenamiento, bases de datos, redes, software, análisis y más) a través de internet. Las empresas que ofrecen estos servicios se denominan proveedores de servicios en la nube y, por lo general, así como los servicios de agua o luz, se paga lo que se utiliza.

Beneficios de un sistema de gestión documental en la nube

1.- Ahorro de costos

Los servidores, las nuevas computadoras y el espacio en el disco son costosos. Un sistema de gestión documental en la nube usa el equipo existente de una empresa. A través del cual se elimina la necesidad de servidores de alta potencia o arquitecturas complejas in situ. Además, el gasto mensual por un sistema de gestión documental en la nube no es tan costoso como los sistemas tradicionales.

2.- Aumento de la productividad

Debido a que se reducen los tiempos de los procesos, la productividad aumenta. Resulta bastante conveniente que los softwares de gestión permitan publicar directamente los informes en la gestión documental, evitando así pasos intermedios.

3.- Acceso rápido a la información

Te brinda un menor tiempo de búsqueda y te permite recuperar documentos, maximizando así el rendimiento de las horas de cada empleado en el trabajo. Se estima que estos dedican varias horas al día en búsquedas de documentos.

4.- Cumplimiento normativo

Los archivos almacenados en la nube y puestos a disposición de los clientes están cifrados y solo se pueden descargar con la contraseña correcta que cada cliente posee.

5.- Mayor seguridad

Los documentos almacenados en la nube deben de contar con un sistema de copias activas: respaldo diario y otro semanal con un sistema de retención de cierta cantidad de días. También deberá de contar con un sistema de copias inactivas: una copia cada fin de mes mantenida durante 1 año y una copia cada fin de año mantenida durante 5 años.

6.- Menor mano de obra

Tradicionalmente, se contrataba a un gestor de documentos para que mantenga en orden la información, datos y cuentas de la empresa. En la actualidad, gracias a la nube, un software puede realizar el trabajo de manera eficiente y rápida.

7.- Ayudas al medio ambiente

El sistema de gestión documental en la nube ayuda a reducir la cantidad de papeles mediante la digitalización de documentos. Al almacenarse todo en la nube, los beneficios aumentan en el aspecto ecológico. Debido a que reduce el espacio de almacenamiento y usa menos energía local.

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