3 cosas que desconocías del sistema de control de documentos

Actualmente, es bastante normal escuchar que en una empresa se necesite un sistema de control de documentos, quizás con el fin de disminuir el uso de papel o para mejorar la seguridad de la información que contienen estos documentos. Conforme la tecnología mejora y cambia, son más las organizaciones que buscan contar con este servicio innovador que ayuda a que las tareas del día a día sean más sencillas.

Existen herramientas que automatizan casi todo en estos días y se espera que, conforme pasen los años, sean más las herramientas innovadoras que puedan ayudar a mejorar el rendimiento y efectividad de las empresas. Con respecto al sistema de control de documentos, no solo está ayudando a simplificar las cosas, también estandariza y regula procedimientos.

A continuación, EXACT te presentará 3 cosas que desconocías del sistema de control de documentos que pueden ser de gran utilidad para tu compañía.

¿Qué es el control de documentos?

El control de documentos se enfoca en el almacenamiento, la accesibilidad y la digitalización de documentos. Este sistema funciona como un archivador virtual que contiene todos los documentos y exige permisos para poder ingresar, además de proveer seguridad para los datos e informaciones confidenciales.

Por desconocimiento, algunas empresas no cuentan con el sistema de control de documentos que ofrece Exact. Estas son algunas cosas que no sabias de este sistema:

1.- El sistema de control de documentos es asequible

Cuando uno piensa en cualquier tipo de sistema, parece bastante lógico imaginar que costará una fuerte suma de dinero. Sin embargo, conforme la popularidad de estos sistemas aumenta, los precios han empezado a disminuir. Esto, debido a una gran demanda y una ventaja competitiva, ya que cada compañía tecnológica lanza sus propias versiones.

En pocas palabras, esto significa que es el momento adecuado para considerar revisar tu presupuesto e invertir en un sistema automatizado para documentos. La elección del modelo del sistema de control de documentos dependerá de lo que necesita tu empresa y de lo que estés dispuesto a invertir para una mejor organización de tus datos e información.

2.- El sistema debe ser fácil de usar

Siempre busca un sistema de control de documentos que sea fácil de usar para ti. De este modo podrás capacitar a tu personal para que puedan implementarlo en su área de trabajo. Algunos proveedores solo optan por mostrar un demo del sistema para que sepas cómo funciona, pero esto no es suficiente. Recuerda que algunas de las razones que te llevaron a buscar un control de documentos es mejorar el rendimiento, disminuir el número de errores que se cometen por una mala organización de datos e información y hacer que el personal se enfoque en tareas más relevantes.

En pocas palabras, no necesitas adquirir un sistema que hará poco para solucionar los problemas que padece tu empresa. Entonces, ¿cómo reconoces un buen sistema de control de documentos?. El sistema debe estar diseñado de tal manera que sea accesible para todo el personal. Además deberá cumplir con las necesidades de tu empresa.

Beneficios del sistema de control de documentos

El sueño de toda organización es que las ganancias superan con creces su inversión. No es imposible, pero deberás disminuir los recursos desperdiciados, esto incluye, la compra de papel para oficina. Sin embargo, hay más beneficios que el sistema de control de documentos puede ofrecerte como:

• La accesibilidad
• La colaboración
• La seguridad
• La responsabilidad
• El ahorro de costos y tiempo

Estos sistemas también pueden ayudarte a mejorar estrategias u obtener la estandarización ISO. Ya que tus procesos y procedimientos serán mucho más fáciles de gestionar si cuentan con una estrategia administrativa clara.

Exact, empresa líder en la gestión de documentos, te ofrece las mejores soluciones de negocios inteligentes. Si estás interesado en nuestros servicios de digitalización de documentos, escríbenos y estaremos contentos en ayudarte.