¿Qué tipos de archivo existen dentro de las empresas?

Un archivo es el conjunto de documentos ordenados (según el criterio de cada empresa) y se puede clasificar y conservar de distintas maneras. Los archivos pueden ser documentos recibidos como creados por la entidad.

Existen distintos tipos de archivos de acuerdo a la necesidad o clasificación y tiene un rol fundamental dentro del funcionamiento de la organización, porque cada empresa tiene una forma particular de ordenar la información.

 

¿Qué tipos de archivos existen?

Las clases de archivo se dividen de acuerdo a la necesidad de almacenamiento (tramitología y tiempo de vida de los documentos) entre los cuales son:

Archivo de Gestión

También conocidos como archivos activos, los cuales, por su relevancia y relación  con los trámites propios de las empresas, se mantienen en constante movimiento. Este tipo de archivo tiende a manejarse al interior de la empresa.

Archivo central

Se le conoce como archivo semiactivo. Conserva los documentos de consulta, es decir los que no son tan solicitados, pero mantienen su vigencia y utilidad

Archivo histórico

En ocasiones se le denomina archivo inactivo. Provienen del archivo central y de gestión, porque han perdido utilidad para los trámites. Se guardan por el valor añadido de investigación-

 

¿Qué funciones cumplen los archivos?

En Exact sabemos que la función principal de estos tipos de archivos es la prolija conservación y tratamiento de los documentos, para que el archivo sea el puente o modo de poder garantizar dicha acción. Además conservan de manera óptima los documentos a través del tiempo, mantienen el orden y la clasificación de la información, de manera lógica. 

Por otro lado, también tienen la función de dar facilidad de búsqueda y consulta, ser centro activo, es decir, que haya relación entre la información nueva, con la mantenida a través del tiempo.

 

¿Cuál es la importancia de los archivos? 

La importancia de estos tipos de archivos radica en que hacen posible que se custodie las decisiones, actuaciones y memoria. Otro punto a resaltar es que conservan un patrimonio único e irremplazable que es transmitido con el pasar de los años.

Clasificación de los archivos

Al ya saber qué tipos o clases de archivos existen, podemos clasificar a los archivos de la siguiente manera:

• Por su organización

Pueden ser centralizados, descentralizados o mixtos. 

• Por la continuidad de uso

Aquí están los activos, semiactivos e inactivos.

La clasificación de un archivo dependerá de la necesidad de la empresa, incluso cada organización puede contar con su propia clasificación. Por ejemplo, en los archivos del departamento de ventas no es el mismo que el área administrativa.

 

Para qué sirve la gestión de archivos

La gestión de archivos está relacionada con la administración y sirve para que la información esté de manera organizada y controlada. Para que se dé esto, se debe contar con un sistema de gestión de archivos de Exact que ofrece una visión lógica de la organización de datos e identifica, localiza un archivo y controla el acceso de varios usuarios.

Además de almacenar de forma segura los archivos físicos y medios magnéticos en instalaciones de vanguardia que garantizan la seguridad e integridad a largo plazo y la disponibilidad del 100% de la información en cualquier momento

Beneficios del sistema de gestión de archivos

Los beneficios que te da la gestión de archivos son los siguientes:

1. Prevenir la pérdida de tiempo en recuperar documentos.
2. Tener el control del acceso a los documentos (impedir que terceras personas entren).
3. La destrucción de información de manera segura y certificada.
4. Ordenar los archivos como uno quiere y poder compartir documentos en grupos o teniendo acceso a la información. 
5. Múltiples trabajos de empleados en el mismo documento y realizar una copia de seguridad y restaurarlo en caso suceda algo.

El sistema de gestión de archivos de Exact además de todas las ventajas mencionadas, te da la facilidad de poder acceder a cualquier versión del texto para recuperar información, eliminar o añadir. Contrata nuestros servicios y experimenta el mejor software de la región.