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08/08/2022

Qué es gestión de archivos y cuáles son sus beneficios

Contar con adecuado tratamiento de la información es un rol resaltante dentro de las entidades, pues los datos son la pieza angular de una organización. Para que todo lo mencionado se dé, es necesario el proceso de gestión de archivos

Pero qué es la gestión de archivos, cuáles son sus beneficios, cómo funciona, cuáles son sus componentes y su importancia, qué palabras hay que conocer para entender este procedimiento. En seguida conozca todo sobre este tema que es fundamental para la protección de información.

¿Qué es la gestión de archivos?

La gestión de archivos es el proceso que facilita la organización y clasificación de todos los archivos de información empresarial, que pueden ser de manera física o electrónica (hoy en día lo más recomendable es usar la electrónica para evitar errores humanos).

Esta información empresarial recopila todos los datos, procesos y recursos que la empresa ha ido recogiendo a través del tiempo. Es un gran valor para el equipo humano, porque permite conocer de manera ordenada y clara, todo el conocimiento a lo largo de los años.

¿Cuál es su importancia?

La importancia de la gestión de archivos radica en que casi siempre hay necesidad de recurrir a información vieja y esta te permite ordenarla de manera prolija y segura, para así planificar estrategias o consultas legales de cualquier índole.

Exact cuenta con un sistema de gestión de archivos que te da la posibilidad que la información siempre esté disponible en el momento necesitado y con ello poder resolver alguna eventualidad que se presente.

5 conceptos para entender mejor una gestión de archivos

En Exact sabemos que para entender este tema, debemos tener claro los siguientes significados:

Archivo

Grupo de información organizada de una misma clase o que tiene en común una misma relación. Se guardan en cualquier ordenador y es recomendable identificarlos con un nombre específico.

Directorios

Aquí se guardan los grupos de información relacionados entre sí, dentro de los directorios hay otros elementos llamados subcarpetas. Usados para mejorar la organización de los archivos.

Campo

Espacio que almacena un elemento de datos básicos y su valor no cambia. Utilizado como herramientas de identificación, de longitud fija o variable.

Registro

Aquí hay campos unidos y relacionados entre sí, que son un mismo conjunto o unidad de datos.

Base de datos

Conjunto de datos que están en un mismo contexto y se almacenan sistemáticamente para luego utilizarlo.

¿Cuáles son las funciones del sistema de gestión de archivos?

La función más destacada de la gestión de archivos es ofrecer una visión lógica de la organización de datos. Otras de las funciones es poder identificar y localizar un archivo y controlar el acceso de varios usuarios a los archivos.

Asimismo el bloqueo del uso de archivos, ubicarlos en bloques libres, administrar el espacio libre y poder ejecutar la transferencia de datos de los usuarios a otros. Finalmente, que le sea más fácil a los usuarios la opción de estructurar los archivos con la mayor efectividad.

Beneficios del sistema de gestión de archivos

Los beneficios que te da la gestión de archivos son los siguientes:

  1. Prevenir la pérdida de tiempo en recuperar documentos.
  2. Tener el control del acceso a los documentos (impedir que terceras personas entren).
  3. La destrucción de información de manera segura y certificada.
  4. Ordenar los archivos como uno quiere y poder compartir documentos en grupos o teniendo acceso a la información.
  5. Múltiples trabajos de empleados en el mismo documento y realizar una copia de seguridad y restaurarlo en caso suceda algo.

El sistema de gestión de archivos de Exact además de todas las ventajas mencionadas, te da la facilidad de poder acceder a cualquier versión del texto para recuperar información, eliminar o añadir. Contrata nuestros servicios y experimenta el mejor software de la región.

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