Qué es el escaneo de documentos y cuáles son sus ventajas

El escaneo de documentos está relacionado al proceso de digitalizar y es la acción de pasar un papel, fotografía o cualquier otro archivo físico por un escáner. Este proceso transforma el papel a lo digital.

No hay un método establecido para el guardado de los documentos, por ello cada persona que realiza el escaneo puede decidir el nombre del archivo y de la carpeta en donde se guarda el documento.

¿Qué es el escaneo de documentos en la digitalización?

El escaneo de documentos se hace a través de un móvil o computadora usando y es relativamente fácil de ejecutar. Es normal que se escanean varios documentos en un mismo archivo, lo que trae como consecuencia que no se sepa si el expediente está completo o no.

No hay un método establecido para el guardado de los documentos, por ello cada persona que realiza el escaneo puede decidir el nombre del archivo y de la carpeta en donde se guardan. Los documentos son vulnerables a ser borrados o modificados, por eso se recomienda la digitalización de documentos.

¿Hay diferencia entre el escaneo de documentos y la digitalización?

El escaneo de documentos es un método más básico y poco seguro para resguardar la información. Por su parte la digitalización de documentos define una estructura estandarizada de campos de indexación y con ello se puede buscar los documentos a través de un software de gestión documental.

En el escaneo de documentos solo es una acción directa, sin mayor complejidad y no hay un control en la calidad de imágenes, mientras que en la digitalización de documentos tiene un sistema corporativo que permite definir permisos de acceso a la información.

¿Qué genera no digitalizar los documentos?

La no digitalización de documentos produce en tu organización lo siguiente:

1. Los documentos en papel generan gastos en las empresas. 
2. El número de archivos en la oficina crece día a día. 
3. Los gerentes pierden tiempo buscando información en registros impresos mal etiquetados y archivados. 
4. Muchos registros, debido a la falta de una gestión adecuada de expedientes, se destruyen o se botan. 
5. Algunos archivos o papeles se pierden o traspapelan.

Ventajas de la digitalización de documentos

Digitalizar los documentos a través de un software para gestión documental de Exact brinda la facilidad de combinar archivos en papel y digitales en un repositorio. Otro beneficio es la seguridad de los documentos, pues es vital para que no se exponga información importante a las personas equivocadas.

Otra de las ventajas es que te da una mejor organización, un tiempo y eficacia de costos y un correcto ordenamiento de archivos para eliminar errores de procesos e ineficiencias que se puedan presentar.

Si deseas adquirir el software para tu gestión de documentos no dudes en consultar a Exact.