¿Qué es el sistema de control de documentos?

Actualmente, gran parte de las organizaciones ejecutan sus sistemas en su totalidad mediante el uso de documentos computarizados. Las personas encargadas de tomar decisiones necesitan acceso a la documentación dentro de un marco de tiempo consolidado para realizar elecciones rápidas y proactivas para su empresa. En otras palabras, significa que la compañía necesita un sistema de control de documentos para mejorar su productividad.

A continuación, EXACT te presentará la importancia de este sistema y lo que tu empresa puede hacer para garantizar una gestión de documentos efectiva para los próximos años.

Importancia del Sistema de Control de Documentos

1. Información importante indexada y fácil de buscar

Uno de los problemas más frecuentes que afrontan las organizaciones en el mercado es la falta de acceso rápido a su información documentada. No cuentan con sistemas que permitan la búsqueda de documentos con información pertinente. Ya sea que los datos estén relacionados con un cliente o proyecto importante para la empresa, se deben encontrar de manera rápida y utilizados sin problemas.

Es por eso que son cada vez más las empresas que confían y dependen de sistemas de control de documentos para indexar información y asegurarse de que esta se encuentre disponible para el personal cuando la soliciten.

2. Reduce los errores en la documentación

Cuando el personal cuenta con un rápido acceso a toda la información dentro del sistema de la compañía, pueden reducir el número de errores que cometen gracias a los beneficios de la digitalización de documentos. Eso se debe a que los sistemas de control de documentos proporcionan una vía sencilla para la revisión de documentos.

Estos sistemas les permiten a los equipos de gestión adquirir un rápido acceso a los documentos y repartirlos a otros. Esto sirve para garantizar que se verifique la información que contienen los documentos y que todo el análisis se complete de manera efectiva dentro de los plazos establecidos.

En vez de tener que buscar diversos silos de información (incapacidad para trabajar eficientemente entre las áreas o unidades de negocio que las integran) para, posteriormente, analizarla de forma separada, los equipos pueden trabajar en el mismo documento al mismo tiempo, reduciendo problemas de productividad.

3. Permite la automatización de tareas

Otro importante aspecto que debes conocer sobre el control de documentos es que permite la automatización de tareas de documentación dentro de la organización. En vez de tener que editar de forma manual una gran cantidad de documentos con el fin de adaptarlos al estilo de la empresa, las compañías pueden desarrollar un modelo que luego pueden aplicarse de manera automática a cualquier documento dentro del sistema de control de documentos.

Esta solución puede eliminar los problemas de productividad y garantizar que miembros importantes del equipo se enfoquen en otras tareas más relevantes para la compañía.

4. Gestiona los documentos a lo largo de su ciclo de vida

De una manera muy simple, podemos definir al control de documentos como un sistema que organiza documentos, datos e información de manera consistente, estandarizada y controlada. Además, se puede decir que es el conjunto de medidas que sirven para regular la preparación, la revisión, la aprobación, el lanzamiento, la distribución, el acceso, el almacenamiento, la seguridad, la alteración, los cambios, la eliminación o la disponibilidad de los documentos.

El Control de Documentos es requisito para obtener ISO 9001

El control de documentos también es un requisito para el estándar internacional ISO 9001. El cual prueba que la empresa cuenta con la habilidad de proporcionar de forma constante productos y servicios que satisfacen las necesidades de los clientes y requisitos regulatorios.

Se debe establecer un procedimiento documentado para definir los controles necesarios para:

• Aprobar documentos antes de su emisión,
• Revisar y actualizar, de ser necesario, y volver a aprobar los documentos,
• Garantizar que los cambios y que el estado de revisión actual de los documentos esté identificado,
• Garantizar que las versiones relevantes de los documentos estén disponibles en los puntos de uso,
• Asegurarse de que los documentos sean legibles y fáciles de identificar,
• Asegurarse de que los documentos de origen externo se identifiquen, se controle su distribución y se prevenga el uso precipitado de documentos obsoletos.

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