10 beneficios de la digitalización de documentos

¿No te ha pasado que estás dentro de tu oficina y necesitas un documento urgentemente y no logras encontrarlo? No es por desorganizado, sino por tener demasiados documentos almacenados. Algunos sin fechas ni nombres ni temas que ayuden a ubicarlo de manera más rápida.

La era de los documentos dentro de cajas de cartón, guardados en gabinetes son parte del pasado. Ahora lo más práctico y recomendable es tener tus documentos escaneados, organizados y encriptados en tu computadora o nube. Si eres nuevo en esto o quizás te gusta hacerlo todo a la antigua, es momento que cambies de parecer y abras los brazos al mundo moderno. A continuación, EXACT te presentará 10 de los mejores beneficios que proporciona la digitalización de documentos.

Más espacio en la oficina

Rentar una oficina no es nada barato en estos tiempos. Se le debe sacar el mayor provecho posible para recuperar lo invertido, eso implica no usarla como almacén de papeles sino como centro de trabajo en donde la agencia o empresa funcionará. Lo que menos busca una persona encargada de una empresa es tener una oficina en donde los papeles ocupen más espacio que los trabajadores. Al digitalizar documentos ahorras mucho espacio y despejas el lugar, lo que causa un mejor ambiente laboral. Tener una oficina repleta de pilas de papeles es bastante estresante para el trabajador, incluso podría llegar a afectar su rendimiento.

Con la digitalización de documentos, no solo evitas tener que estar ocupando espacio en gabinetes, sino que optimizas el rendimiento del personal al tener un mejor lugar de trabajo, mucho más ordenado y pulcro. La digitalización de documentos es parte del outsourcing, pero ¿qué es el outsourcing? Descubre cómo ayuda de diferentes maneras a diversas empresas.

Una mejor preservación de la información

Si tienes documentos importantes es imprescindible que los preserves por muchos años. Desafortunadamente, el proceso de envejecimiento y deterioro se acelera cada vez que pasan de mano en mano. La digitalización de documentos es la última opción disponible que te servirá para proteger información importante del deterioro, con el beneficio de mejorar la legibilidad de documentos arruinados.

Mayor seguridad

Proteger la información impresa es bastante difícil. Los documentos escaneados se pueden encriptar, proteger con contraseña y almacenar de forma segura en la nube. Incluso puedes asignar niveles de acceso a usuarios específicos y rastrear toda la actividad de archivos.

Facilidad de uso

La digitalización de documentos facilita su uso y ayuda a que muchas personas puedan visualizar el archivo en cuestión gracias a la nube o también mediante un puerto USB. el personal puede acceder desde múltiples ubicaciones y visualizar los documentos electrónicos simultáneamente.

Cumplimiento de la auditoría

El cumplimiento de la auditoría es una realidad para la mayoría de las empresas. La digitalización de documentos hace que sea más fácil para la empresa cumplir con sus obligaciones legales y reglamentarias. Los archivos digitales se pueden organizar, indexar y producir de forma rápida para satisfacer las demandas, incluso del auditor más estricto.

Mejor servicio al cliente

Si tienes clientes en más de una región, es difícil brindar un servicio óptimo al cliente. En lugar de tener que imprimir y enviar facturas, declaraciones y otros elementos, la digitalización de documentos te permite obtener información importante para tus clientes mucho más rápido.

Menos desorden

El desorden causa una baja en la productividad de las personas, no tiene que ser así en tu oficina, solo tienes que saber organizarte. La digitalización de documentos evita que el exceso de papel se acumule en primer lugar para que tus empleados puedan ser tan productivos como sea posible.

Un planeta más verde

La digitalización de documentos no solo es buena para el negocio, también beneficia al medio ambiente. Esto se debe a que el empleado de oficina promedio usa 10.000 hojas de papel cada año, eso equivale a muchísimos árboles. Incluso si una fracción de ese papel termina en el flujo de residuos, causa daño al medio ambiente. La digitalización reduce en gran medida el consumo de papel de la empresa para un planeta más ecológico.

Recuperables

Los documentos en papel son especialmente vulnerables a los incendios, inundaciones y desastres naturales. Afortunadamente, la digitalización de documentos te permite recuperar archivos que creías perdidos o arruinados. Las imágenes digitales pueden respaldarse en cinta, disco duro o protegerse electrónicamente.

Ahorro de tiempo

Gracias a un estudio se pudo determinar que puede tomar un promedio de 27 minutos encontrar un documento de papel. La digitalización de este agiliza el acceso a archivos gracias a su organización. También pueden recuperarse rápida y fácilmente sin tener que abandonar tu escritorio.

Ahora que comprendes mejor la digitalización de documentos, ¿por qué esperar más para implementar este servicio?

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