Toma todas las medidas de seguridad en tu información con la digitalización de archivos

A todo esto, ¿cómo puedes garantizar la seguridad de todos los documentos de tu empresa? Pues, con la digitalización de archivos, se refiere, pero de esto último hablaremos más adelante. Eso sí, cuando se habla de información en una empresa, la seguridad lo es todo para cualquier tamaño de compañía sea: pequeña, mediana o grande. La información vale oro.

Vale la pena

¿Cuándo vale la pena realizar una digitalización de archivos? Esto se da, sobre todo, cuando son muchos los trabajadores que pueden acceder a la data, la más importante de tu institución. Para esto, es vital contar con un sistema que te provea de seguridad.

¿Por qué resguardar la información de tu compañía con digitalización de archivos? Pues, porque puede caer en malas manos, ¿cómo por ejemplo? Tu competencia. Este es uno de los motivos principales por los cuales hay que brindarles seguridad a todos tus documentos, ¿entonces?, llegó el momento de implementar un sistema de seguridad documental en tu compañía.

Gestionando documentos

Cuando se habla de gestión de documentos de todas maneras hay que hablar de seguridad. A todo esto, ¿cuáles son las bases de la gestión documental? Principalmente, son tres: disponibilidad, integridad y confidencialidad.

Entonces, ¿cómo mantener la seguridad de toda tu documentación, teniendo como premisa que hay de por medio una digitalización de archivos? ¿Qué debes de tener en cuenta? No importa el sistema que elijas. El punto es que tus trabajadores tienen que estar entrenados para que no exista un mal manejo de la información. Para ello, se deben de contar con todos los protocolos pertinentes que puedan ofrecer un mayor resguardo y protección de la información de tu empresa. La idea es que no llegue a personas de mala fe.

A continuación, algunos elementos que favorecen la seguridad de la digitalización de archivos de tu compañía:

Confidencialidad

¿Qué sucede cuando son varias las personas que manejan la información de tu empresa con la digitalización de archivos? De todas maneras, hay que establecer acuerdos que respeten la privacidad de tu compañía. ¿Qué resulta ideal? Pues, que cada trabajador, proveedor o persona externa a la empresa firme un documento donde declare que no va a compartir ninguna información fuera de la empresa.

Separando usuarios

Esto va a depender del cargo y función que cumple cada usuario que maneje la data. ¿Qué resulta ideal? Pues, crear perfiles para que cada persona que acceda al campo que le corresponda, según su área claro está, pueda tener acceso a la información.

Derechos para ingresar

La idea es no sólo separar usuarios. Resulta primordial, para la seguridad de la digitalización de archivos brindar derechos de acceso. Este sistema de gestión documental va a determinar quiénes pueden consultar y quiénes son los que se encargan de modificar los documentos, la información de tu empresa. ¿Con ayuda? Pues de claves digitales.

Y lo mejor de todo, y ya para ir culminado ¿sabías que puedes bloquear el acceso a cierta documentación, es decir, a usuarios sin derecho de acceso para cierta información? En conclusión, en temas de confidencialidad y seguridad de la data de tu empresa deben ser prioridad en toda tu compañía. ¿Por qué? Tal como lo mencionábamos líneas arriba, existe una exposición de tu data, la cual puede caer en malas manos causando daños irremediables para tu imagen institucional, bien sea en temas comerciales o de propiedad intelectual, claro está. ¡A proteger tu información con la digitalización de archivos!