La importancia de los archivos documentales para tu empresa

La gestión de archivos no tiene por qué ser una actividad difícil de entender. Tal vez, pueda ser debido a que se tratan de procesos de administración de información se refiere, pero ni aun así. No hay excusas para no tratar de asimilar. Vamos por partes. En primer lugar, ¿qué significa archivo? Esto es básico si quieres comprender de qué trata todo el tema de gestión de archivos.

Cuando hablamos de archivo, ¿de qué estamos hablando? De la acción de guardar y salvaguardar de manera ordenada todos los documentos de utilidad, ya sea de una entidad o una persona, cuya finalidad es la de facilitar su ubicación, búsqueda y consulta. Ahora sí, pasemos a la gestión de archivos.

Importancia de la gestión de archivos

Ya visto el concepto de archivo, ¿qué viene a ser la gestión de archivos y su importancia? Se trata de un conjunto tanto de normas técnicas como prácticas, ¿que buscan? La administración precisa de la información de tu empresa.

Es todo un proceso, donde se pasa por el análisis, la revisión y el almacenamiento de la documentación, tanto electrónica como física. ¿Cuál es su finalidad? La de ayudar a tu empresa a que pueda optimizar todos sus procesos y de esta manera ahorrar: tiempo, espacio y dinero.

¿Y su importancia? Podemos decir que la columna vertebral de la gestión de archivos es encontrar, archivar, crear y disponer todos los documentos en forma tanto estandarizada como delimitada.

¿Qué te permite la gestión de archivos?

Puede, tal como su nombre lo indica gestionar archivos. Además, manipular base datos. También, revisar estructuras de documentación y tener acceso de manera rápida a documentos, entre otros. Así es, la gestión de archivos, muy aparte de aportar orden a los archivos, también puede proveer información de tipo detallada para tu empresa.

Entonces, en síntesis la gestión de archivos lo podemos resumir en lo siguiente:

1. Revisión;
2. Análisis;
3. Categorización;
4. Aplicación de estrategias y
5. Establecimiento de matrices.

Beneficios de la gestión de archivos para tu empresa

A todo esto, ¿qué beneficios representa la gestión de archivos para tu empresa? ¿Qué te permite? Pues, el manejo correcto de archivos tanto físicos como electrónicos. Lo cual se ve reflejado en la mejora de procesos. ¿Entre ellos?

Reducción de costos

La gestión de archivos reduce más de un 40% en temas de costos documentales. Todo ello, gracias a la categorización correcta de archivos y automatización de tareas manuales.

Aumento de la eficacia

Derivación hacia una fácil administración, conversión y migración de las bases de datos. Para ello, hay un ahorro de tiempo ya sea en búsqueda o recuperación de documentos. ¿Te ofrece un acceso total de la información? Claro que sí. Y no sólo ello, sino que también te permite una regulación óptima.

Inmediatez

Los procesos automatizados ayudan a que el usuario pueda tanto enviar como compartir información o archivos de manera muy rápida. Y ello no es todo, ya que con la ayuda del software de administración y metadatos ello contribuye a un mejor acceso en línea que mejora la consolidación del trabajo de tipo colaborativo.

Preservación

En la gestión de archivos, si los documentos son digitalizados esto último ayuda a que toda esa información se encuentre en buenas condiciones y se puedan preservar a lo largo del tiempo. Toma nota que esta característica no es de uso exclusivo con los archivos electrónicos, también puede darse con los archivos físicos, donde su manejo correcto ayuda que pueda ser conservado de manera óptima.

Así es, la gestión de archivos puede facilitar a tu empresa la oportunidad de implantar procesos tanto de automatización como de optimización contribuyendo a mejoras continuas y centralizando el manejo de toda la información, además de archivos de valor. ¿Finalidad? Eficacia y eficiencia al 100%.