Mira aquí las diferencias entre el software de gestión documental y el almacenamiento en la nube

¿Sabías que la mayoría de gente suele comparar el software de gestión documental con los típicos servicios que brindan algunos programas de almacenamiento simple de archivos? ¿Cómo cuáles? Están por ejemplo las plataformas de: Dropbox, Google Drive o One Drive, por mencionar tan sólo algunos.

Para esto, ¿cuáles son las características del software de gestión documental? Para empezar, este programa no se limita únicamente a almacenar archivos, ¿sino? Pues, que este incluye otras herramientas que agilizan tanto la creación, el tratamiento como el trabajo diario con dichos archivos.

A todo esto, ¿cuáles son las principales diferencias que existen entre el software de gestión documental y el almacenamiento en la nube? Hagamos un breve versus:

Organizando archivos

¿Sabías que con el software de gestión documental puedes organizar todo tu contenido en carpetas, categorías y consultas de usuario? Mientras que, en el almacenamiento en la nube, ¿sólo puedes hacerlo por carpetas?

En temas de metadatos

El software de gestión documental, ¡es toda una biblioteca! Para esto, cada archivo dispone de una ficha de metadatos para guardar la información más importante. A todo esto, ¿qué son éstos últimos? Pues, se trata de la información que describe no sólo el contenido, sino la calidad, las condiciones, la historia, entre otras características cuya principal función es caracterizar a los datos. ¿Y qué sucede con el almacenamiento en la nube en temas de metadatos? Esta plataforma tradicional sólo tiene una fuente de información, el nombre del archivo.

Buscando y consultando

Con el software de gestión documental, ¿cómo se realizan las búsquedas? Tanto con el nombre del archivo como con sus metadatos, ya sea para consultar o buscar de manera rápida y precisa. Mientras que en almacenamiento en la nube sólo puedes realizar las búsquedas con el nombre del archivo.

Herramientas eficaces

Gracias al software de gestión documental existe la colaboración entre usuarios cuya dinámica es muy parecida al de las redes sociales, tales como: Facebook e Instagram. Aquí, puedes dejar comentarios, tareas sobre tu trabajo y recordatorios. ¿Y qué sucede con el almacenamiento en la nube? La única relación entre los usuarios, ¿en qué se basa? Sólo en compartir archivos.

Gestionando los flujos de trabajo

En este tema, el software de gestión documental tiene como flujo de trabajo documentos que pueden ser controlados con diagramas visuales, colores y más. Mientras que, la plataforma del almacenamiento en la nube sólo puede utilizarse carpetas para esta gestión.

Imagen institucional y personalización

¿Qué sucede con el software de gestión documental en esta área? Pues, ¿sabías que puede ser personalizada? Así, cuando tus clientes o colaboradores accedan a la pantalla para compartir archivos o exista, de por medio, una colaboración, puedan visualizar todo el entorno con el logotipo de tu empresa e imagen corporativa. ¿Y qué se puede hacer con el almacenamiento en la nube en este campo? En este aspecto del software simplemente no puede ser personalizado.

Gestionando tareas

Aquí viene lo mejor de todo. Se trata de las tareas repetitivas, las cuales desde un software de gestión documental se pueden automatizar, ya sea a través de la programación y el diseño de flujos de trabajo mientras que en el almacenamiento en la nube todas las veces hay que copiar y pegar las versiones antiguas de documentos.

Y ya para cerrar, ¿sabías que los programas de almacenamiento en la nube no cuentan con herramientas adicionales para trabajar sobre los archivos? Salvo con la edición en línea. ¿Y qué sucede con el software de gestión documental? Pues, te permite el escaneo y la digitalización de manera directa de archivos o la firma electrónica de documentos en PDF. Ahora tú decides cuál es el que más te conviene.

¡Elige el software de gestión documental que Exact te ofrece y disfruta de todos sus beneficios!