¿Puede el control de documentos mejorar el servicio al cliente?

Actualmente, la tecnología ha avanzado a niveles inimaginables, tanto que tu sistema de control de documentos puede ayudarte a mejorar la interacción con tus clientes en todo momento – independientemente de si presentarán una queja o no.

A continuación, Exact te presentará algunas formas en las que el control documental puede aumentar tus estrategias de atención al cliente.

¿Qué es el control de documentos?

El control de documentos tiene como principal objetivo el almacenamiento, la accesibilidad y la digitalización de documentos. Este sistema archiva de manera virtual todos los documentos y exige permisos para poder ingresar a ellos. Además de proveer seguridad a los datos e informaciones confidenciales.

El manejo cuidadoso de grandes cantidades de documentación es importante. Recordemos que el control de documentos se refiere a los procedimientos de aprobación, distribución y cambio de documentación y la designación de un individuo o personas autorizadas para implementar estos procedimientos.

Un buen sistema de control de documentos debe establecer de forma clara:

• Quién creó el documento,
• Quien revisó el documento y la información,
• Quien aprobó el documento y cuando,
• El estado del documento (válido, borrador, siendo revisado, esperando aprobación),
• El número de revisión del documento,
• Autorización (copia controlada y registrada o impresión autorizada).

¿Cómo mejora el servicio al cliente?

1.- La información del cliente permanece segura y confidencial

Antiguamente, la información del cliente se almacenaba en hojas de papel dentro de un archivo. Posteriormente este se guardaba dentro de grandes gabinetes en habitaciones oscuras y, a menudo, llenas de polvo. Actualmente, la información digital ha facilitado nuestras vidas, permitiendo que la información permanezca segura en un sistema remoto y accesible. Mediante el uso de una herramienta de gestión de documentaria, la información del cliente puede ser actualizada de manera sencilla, lo que asegura menos posibilidades de error, mayor seguridad y, gracias a los permisos de acceso de los usuarios, también una mayor confidencialidad.

2.- Menor tiempo de respuesta

Por otro lado, un sistema de control de documentos hace que sea mucho más fácil responder de forma rápida, ya que se puede acceder a la información del cliente de manera sencilla y sin contratiempos. Cuando los clientes realizan una llamada con el fin de realizar una pregunta, obtener más información sobre su cuenta o hacer cualquier otra consulta, pueden permanecer en la línea por largos e incómodos minutos.

Las largas esperas por teléfono suelen poner de mal humor al cliente y causar que tengan una mala relación o un mal concepto de la empresa, este es un problema que debes evitar a toda costa. Como lo han demostrado innumerables encuestas, los clientes desean que sus dudas o consultas se resuelvan en el menor tiempo posible. A largo plazo, satisfacer esta necesidad se verá reflejada en el número de clientes que buscan los servicios de tu empresa.

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3.- Los procesos permanecen visibles todo el tiempo

Otro problema que suelen experimentar los clientes de manera frecuente es lidiar con múltiples personas para que respondan sus dudas. Muy a menudo los procesos son visibles exclusivamente para un miembro específico del personal. Si esta persona no está disponible, no se puede acceder a la información y menos ayudar al cliente.

Con una efectiva herramienta de control, los documentos pueden recuperarse y enviarse al cliente de manera sencilla por cualquier empleado, ya que los procesos serán visibles y accesibles en todo momento. Por consiguiente, los clientes pueden informarse de manera apropiada en el momento que deseen, lo que garantiza una mayor tranquilidad.

4.- Las quejas y consultas se resuelven de manera puntual y apropiada

Gracias al sistema de control de documentos, es posible agregar comentarios y asignar personas para revisar o aprobar cambios en la documentación del cliente. Esta característica ayuda a simplificar el proceso de interacción con el cliente, incluso cuando no son quejas sino preguntas más simples o cambios en la cuenta, dirección u otros detalles.

La automatización facilita aún más las cosas, permitiendo que se solucionen los problemas de manera simple y eficiente. Tener que interactuar con los clientes no tiene que ser complicado para el administrador. Sobre todo si usas un software de control de documentos para hacer que el proceso sea lo más simple posible.

Exact, empresa líder en la gestión documental, te ofrece las mejores soluciones de negocios inteligentes. Si estás interesado en nuestros servicios de digitalización de documentos, escríbenos y estaremos contentos en ayudarte.