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18/10/2022

¿Cómo hacer un correcto proceso de digitalización de documentos?

Apostar por un plan de digitalización de documentos es ahorrar tiempo y dinero, con ello no se pierde competitividad en el mercado. Hoy en día es crucial que los trabajadores tengan accesibilidad a la información de la empresa en todo momento y en cualquier lugar.

Debido a esto, ejecutar un plan de digitalización de documentos es la forma más efectiva de gestionar los datos de la empresa. A continuación sepa cómo hacerlo y por qué es tan importante en el correcto funcionamiento de la empresa.

¿Cómo hacer un correcto plan de digitalización de documentos?

Lo primero es esencial, pensar en pasar del papel a lo digital, es allí donde se pone en marcha el plan de digitalización de documentos para luego adquirir un software de gestión documental que mejorará y ordenará la información.

El plan de digitalización de documentos también es conocido como document managment system (DMS) y tiene soluciones que permiten almacenar, organizar, las plataforma de archivos de la empresa, para ello se deben seguir algunos pasos.

Pasos para ejecutar un plan de digitalización de documentos

En el plan de digitalización de documentos hay que seguir los siguientes pasos:

Selección

Antes de todo hay que realizar una selección de los documentos de la empresa que deben ser digitalizados. Esta es una ocasión para deshacerse de los archivos poco relevantes.

Digitalización

La digitalización puede hacerse escaneando archivos en formato físico, también se puede digitalizar a través de un software de gestión documental con el fin de subir archivos a la nube y estén guardados en una plataforma web.

Almacenamiento

Cuando los documentos están digitalizados, el tercer paso será ordenarlos de manera efectiva. Los softwares facilitan esta labor pues ponen a disposición de los usuarios distintos modos de indexación.

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¿Cuál es la importancia de un plan de digitalización de documentos?

Un plan de digitalización de documentos es importante porque permite:

Accesibilidad

Hace posible el acceso a la información en todo momento y lugar por todos los trabajadores, lo que es esencial cuando surja un inconveniente o se necesiten los datos en el momento exacto

Productividad

Está comprobado que cuando no se digitalizan los documentos, los empleados tardan horas en buscar archivos. Gracias a la digitalización esto se puede evitar, mejorando así la productividad y se ahorra tiempo.

Restringir accesos

Permite restringir accesos a personas que no pertenecen a la empresa, pues limita la navegación de los usuarios. 

Ahorro de espacio físico

Permite tener más espacios en la oficina, ya que los documentos en papeles se encuentran normalmente en un stand. 

Amigable con el medio ambiente y seguridad ante desastres

Al no necesitar la impresión y la fotocopiadora, un plan de digitalización documental es el mejor aliado para el medio ambiente. Además si ocurriese un incendio o inundación, esto no afectaría a nuestros documentos pues están guardados en la nube.

 

¿Cuál es el propósito de la digitalización de documentos? 

El objetivo principal es la transferencia de información entre formatos. Aquí es donde la transferencia es convertida en un soporte del documento original. Otra meta de la digitalización de documentos es evitar el deterioro de los documentos originales.

Es común creer que digitalizar un documento puede llevar mucho tiempo, pero un software de gestión documental te facilitará muchos procesos y tareas porque cuenta con muchos beneficios para tu empresa.

 

Ventajas de utilizar un software de gestión documental

Un software para gestión documental de Exact combina archivos en papel y digitales en un repositorio. Otro beneficio es la seguridad de los documentos, pues es vital para que no se exponga información importante a las personas equivocadas.

Otra de las ventajas es que te da una mejor organización, un tiempo y eficacia de costos y un correcto ordenamiento de archivos para eliminar errores de procesos e ineficiencias que se puedan presentar.

Si deseas adquirir el software para tu gestión de documentos no dudes en consultar a Exact.

 

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