Cómo elegir el mejor software de gestión documental

Hoy en día, diversas empresas pueden verse beneficiadas de las numerosas ayudas que ofrecen los softwares de gestión documental. Optimizar el rendimiento, reducir costos, ahorrar espacio y elevar la seguridad es el objetivo que se debe trazar a la hora de adquirir esta herramienta.

Aunque el aumento de la oferta hace que la tarea al buscar y escoger el mejor software de gestión documental no sea una tarea sencilla.

Importancia de la gestión documental

Las empresas, organizaciones e instituciones trabajan con una cantidad enorme de documentos, por lo que tener ordenada la gestión documental permite un sencillo almacenamiento y búsqueda rápida de información.

La gestión documental de Exact tiene como meta asegurar que toda la documentación de las empresas se encuentren de manera íntegra en base a los parámetros definidos en cada proceso, mediante la verificación de los documentos y que se dé la trazabilidad de los documentos desde la gestión y administración del flujo integral partiendo desde la recepción y clasificación hasta el reparto y entrega final.

¿Qué pasos seguir para escoger bien un software?

Son 4 los pasos que deberíamos seguir a la hora de elegir un software para archivar documentos de gestión:

• Marcar objetivos

Se debe tener en cuenta qué se quiere conseguir. Por ejemplo: añadir eficiencia, disminuir el consumo de papel, impulsar la colaboración, asegurar el cumplimiento legal, etc.

• Reconocer procesos de negocio

Se debe localizar los procesos comerciales que deseamos que se vean beneficiados de las herramientas de gestión documental.

• Establecer el modelo de plantación

El software de gestión documental que se utilice será un factor que determine la estructura de la organización.

• Identificar los requisitos

Para identificar los requisitos se necesita saber si hace falta una integración con suite ofimática, alertas, administrar el ciclo de vida de los documentos o su cantidad a manejar.

Características que una buena herramienta de gestión documental debe tener

Un software de gestión documental debe procurar la automatización, para así ahorrar tiempo con los flujos de trabajo. Otro detalle importante es la seguridad, pues hay archivos confidenciales y la seguridad tiene que contar con un sólido control basado en el acceso, edición y compartimiento de permisos.

Por otro lado, la facilidad de uso es fundamental para la eficiencia de los empleados, ya que los metadatos, fechas, tipos de documentos, etc son engorrosos si no están de manera clara y ordenada. Por último, es recomendable que el software de gestión documental sea compatible con Microsoft Office, Share Point y los dispositivos que se utilicen.

¿Cuáles son los mejores software de gestión documental?

Para simplificar el trabajo, estos son los mejores software de gestión documental:

• DocuClass

Uno de los servicios de Exact es brindar Docuclass, que está enfocado en la automatización de procesos documentales y diseñado para manejar el ciclo completo de vida del documento. Además de optimizar procesos y entregar un completo e instantáneo acceso a la información desde cualquier lugar. También aporta seguridad, cumple con normas, regulaciones y reduce costos operativos.

• Scan Flow

Exact a través de Scan Flow, te permite gestionar y utilizar contenido físico y digital (imágenes, videos, archivos PDF, Tiff, Planos de Autocad, etc). Ofrece una interfaz basada en Explorador de Windows y módulos integrados de fácil instalación y uso sencillo. Estos módulos son: captura, indexación, ocr, búsqueda, distribución y web. Con esto se protegerá y gestionará de manera eficiente el activo más valioso de la empresa.

• DocuWare

Diseño para la digitalización de documentos y automatización de procesos. Esta herramienta permite tratar los archivos de cualquier área administrativa. Además de crear workflows de validación, asignar distintos niveles de permiso y cuenta con motor de indexación inteligente.

• Managemart

Su principal cualidad es la movilidad, porque permite al usuario usar su dispositivo para realizar las funciones. Igualmente posee funciones como CRM, calendario, gestión de empleados y rastreo GPS.

• Microsoft Sharepoint Online

Aquí se puede tener un espacio común en la nube de Office 365, para colaborar con páginas web, documentos y datos en general. Asimismo se puede ejecutar búsquedas avanzadas de esa información o proveer noticias corporativas.

Ventajas de utilizar un software de gestión documental

Un software para gestión documental de Exact combina archivos en papel y digitales en un repositorio. Otro beneficio es la seguridad de los documentos, pues es vital para que no se exponga información importante a las personas equivocadas.

Otra de las ventajas es que te da una mejor organización, un tiempo y eficacia de costos y un correcto ordenamiento de archivos para eliminar errores de procesos e ineficiencias que se puedan presentar.

Si deseas adquirir el software para tu gestión de documentos no dudes en consultar a Exact.