¿Cómo elegir el mejor software de gestión documental para tu empresa?

La idea aquí es elegir al mejor software de gestión documental para tu empresa. ¿Cómo lograrlo? Vamos por partes. ¿Sabías que el sector de la actividad de tu organización influye en el proceso de selección del software ideal para tu compañía? Así es, ¿por ejemplo? Supongamos que trabajas en el área de abogacía, aquí es vital considerar el inmenso volumen de documentación que se genera de manera diaria y principalmente en papel. La idea es que con esta herramienta puedas agilizar trámites entre otros puntos.

Un escáner potente

Para esto, resulta fundamental contar con un buen escáner para digitalizar todos los documentos. De esta manera, luego se pueden almacenar en un gestor documental de manera rápida y eficaz. Eso sí, cuando adquieras un software de gestión documental con todos los requisitos debidos, pues esto último va a rentabilizar el esfuerzo de tu empresa considerablemente. Y no estamos hablando únicamente de dinero, sino en tiempo y eficacia.

Según tu tipo de empresa

Para cada tipo de empresa hay un software de gestión documental. ¿Qué atiende? Según el tamaño, la sencillez, la movilidad, hasta el sistema operativo de tu compañía buscando aspectos sobre todo concretos.

Documentos y softwares especiales

Hay una tendencia, en general, acerca del software de gestión documental para las empresas. Esta pasa por trabajar con documentos de formatos que son de los más conocidos para la mayoría de los colaboradores de la organización. Sin embargo, hay miles de modelos que a pesar de que no se utilizan mucho son la base de trabajo para ciertas empresas.

Para seleccionar un software de gestión documental ideal para tu organización, ¿qué debes de conocer a profundidad? Pues, los tipos de archivos que manejas y a su vez realizar una elección de manera consecuente en este aspecto. ¿Algún ejemplo? Existen varios softwares que te permiten visualizar cientos de formatos, pero no la modificación o creación de éstos dentro de lo que viene a ser los parámetros del gestor documental.

No tan conocido

A todo esto, ¿sabías que en el mercado donde se encuentra el software de gestión documental es muy amplio, pero no se trata de algo muy conocido? De hecho, existen muchas herramientas que ofrecen soluciones muy potentes y eficaces para muchas empresas, pero no son muy populares. Para esto, ¿sabías que durante el proceso de selección de un software de gestión documental, pues tu empresa debe de analizar toda la gama de opciones posibles que ofrece dicho sistema?

Algunas funciones

Para esto, ¿qué funcionalidades tiene un software de gestión documental? La mayor parte de dichos gestores, pues presentan una serie de características que son comunes y que pueden pasar por básicas. Claro que, ello no puede ser suficiente para algunas empresas. Pongamos un ejemplo: teniendo en cuenta como primer paso del proceso el escaneo de los documentos físicos para su posterior digitalización. Esta función la proporcionan todos los softwares del mercado, pero no todos se complementan con el reconocimiento óptico de caracteres. ¿Qué permite esto último? Pues, trabajar el texto procedente de un documento escaneado en un procesador de textos predeterminado.

Así es, las funciones de un software de gestión documental es muy amplia. Recuerda que esta herramienta es ideal si lo que deseas es automatizar procesos y sobre todo ganarle tiempo al tiempo.