6 beneficios de la digitalización de documentos

Si estás buscando mejorar la productividad de tu empresa, la digitalización de documentos es una opción que debes tomar cuenta. Este proceso es muy eficiente por su habilidad de mejorar el desarrollo de un documento (como una factura). También podrás simplificar la clasificación de archivos, su búsqueda o compartición con empleados y clientes.

Además permite ahorrar el tiempo de tus colaboradores al automatizar y facilitar la documentación de las tareas administrativas de la compañía así como de los procesos de una forma más rápida, integrando las facturas en el sistema con la ayuda de la digitalización de documentos.

¿Cuáles son los beneficios de la digitalización documental?

1. Mejor seguridad de la información

Es una de las razones más importantes para optar por este servicio. El acceso a la información es mantenida de una forma segura y estructurada. Tú tienes el control de definir los diferentes permisos de accesos a la información y documentos gracias al sistema de gestión documental.

Esto evita la pérdida de registros ya que todo está guardado en un servidor central. Despídete de los días en los cuales tienes que abrir un gabinete y buscar archivos de izquierda a derecha. Ahora puedes encontrarlos fácilmente categorizados en tus documentos digitalizados.

2. Ahorro de tiempo

Sin un sistema de digitalización de documentos, diferentes miembros del personal tendrían que buscar los documentos de distintos lugares y departamentos.

Con el software de documentación, los archivos son encontrados inmediatamente. Como consecuencia, esto ahorra mucho tiempo y esfuerzo que puede estar dirigido en algo más productivo para la empresa.

3. Pasa a tener un entorno ecológico

La digitalización documental permite monitorear los cambios, las revisiones y accesos a los documentos que se realizan en la empresa. Parte del proceso de digitalización en las empresas es migrar a un sistema con menos papel. Esto involucra pasar todos los documentos físicos a un software especializado. Por lo que el uso de papel en tu empresa se reducirá notablemente. Esto ayudará a mantener un entorno ecológico.

4. Colaboración fácil

Con la digitalización de documentos, es notoria una mejoría en la colaboración entre los usuarios para la creación, modificación y manejo de la documentación en la empresa. Los archivos que contengan documentos en papel ya no tendrán que ser pasados o transferidos físicamente en el lugar de trabajo.

5. Flexibilidad en el proceso

La captura y extracción de información de los documentos en papel y la integración en el sistema de gestión documental se vuelven más sencillos con la digitalización de documentos. Componentes como el OCR (Reconocimiento óptico de caracteres) analizan el texto de un documentos escaneado y lo guarda automáticamente.

6. Metadatos para búsquedas fáciles

La indexación de metadatos para una fácil recuperación a través de búsquedas personalizadas se convierte en una características conveniente. Esto ahorra tiempo y hace que la búsqueda de archivos sea rápida y eficiente.

Es notoria la importancia de la digitalización de documentos, su objetivo es hacer la tarea de organización y todo el trabajo diario más eficiente y dejar el menor margen posible para errores inadvertidos.

La eficiencia y practicidad de la digitalización de documentos son indiscutibles, pero el aspecto ecológico de migrar a un sistema con menos papel es un incentivo extra para ti y tu empresa. Es por esto, que optar por esta nueva y mejorada forma de documentación es la mejor opción.

 

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