Todo lo que necesitas saber sobre nuestro servicio de Mesa de Partes

En nuestro servicio de Mesa de Partes nos hacemos cargo de la recepción de tus documentos. No importa si estos son facturas, documentos legales, contratos o demás, ten la confianza de que todos los documentos recibidos se entregarán según los parámetros y las reglas del negocio que has definido.

Proceso del servicio de Mesa de Partes

1. Recepción de documentos externos e internos

Los documentos y formularios externos son aquellos que se emiten o entregan principalmente a, como su nombre lo dice, partes externas de la empresa como prueba de una transacción realizada con la compañía. Algunos de estos son recibos oficiales, facturas de venta, órdenes de compra y cheques o vales de efectivo.

Por otro lado se encuentran los documentos internos. Son aquellos que son generados principalmente para establecer un control y monitoreo interno. Estos documentos son emitidos y circulan entre departamentos y personal como prueba de transacción que ha tomado lugar en el interior de la compañía. Algunos de estos son solicitud de compra, formularios de desembolso y de liquidación.

2. Registro de los documentos en el sistema de tracking

El siguiente paso del proceso de nuestro servicio de mesa de partes es el registro de todos los documentos en un sistema de tracking o rastreo. Este sistema nos permite organizar los archivos de tal modo que sea mucho más fácil encontrar uno en específico. Contamos con las últimas tecnologías para que la organización y búsqueda de documentos sea más eficaz en tu empresa.

3. Localización del destinatario

Una vez que los documentos están organizados, lo que sigue es buscar los destinatarios a quienes serán enviados estos archivos. Debes recordar que el destinatario puede ser externo ( un cliente) o interno (un miembro del personal o un departamento). Una vez que tengamos bien claro a quién va dirigido el documentos en cuestión, se crean unos códigos para facilitar su ubicación.

4. Creación de los códigos autogenerados

Estos códigos ayudan a identificar a los destinatarios fácilmente . Esto quiere decir que una vez que un receptor tiene su código, no será necesario crear otro para una próxima transacción o factura. En otras palabras, con los códigos autogenerados, todos los procesos externos e internos, serán más rápidos y eficaces de ejecutar.

5. Impresión de códigos

Luego de haber seleccionado el documento, haber ubicado el destinatario y haber generado su código respectivo, se procede a la impresión de los códigos para su entrega inmediata.

6. Documentos etiquetados para ser entregados

En esta última parte del proceso del servicio de mesa de partes, el documento ya está completamente listo para ser entregado al destinatario seleccionado.

Un aspecto muy importante en toda empresa es contar con un workflow dinámico en su sistema de gestión documental, de lo contrario, los procesos se pueden ralentizar y le costará mucho al rendimiento de tu empresa.

Beneficios del servicio de Mesa de Partes

1. Disposición en tiempo real

Esto quiere decir que tendrás acceso a los procesos, documentos e información cuando quieras, sin interrupciones ni retrasos en tiempo real.

2. Seguridad de la información

Contamos con un soporte tecnológico necesario de última generación que asegurará la protección de los documentos y archivos confidenciales que manejes en tu empresa.

3. Control y registro documental

Gracias a nuestro servicio de mesa de partes, el control y registro de los documentos de la empresa es más accesible. Esto involucra que los documentos pasen por un proceso de digitalización documental para una mayor facilidad en su manejo.

4. Visibilidad total del recorrido

A parte de la protección de la información, te brindamos el acceso a todo el proceso para que no existan dudas sobre el manejo y la entrega de la documentación y se genere más confianza entre ambas partes del proceso.

5. Optimización del proceso de recepción de documentos

Gracias a esta optimización, la recepción y entrega de documentos en tu empresa será más fluida, espontánea y eficaz.

Nosotros sabemos la importancia de una correcta gestión en la entrega de documentos. Por esto, contamos con un servicio de Mesa de Partes de alta calidad para asegurar a nuestros clientes la continuidad en sus negocios.

 

Exact, empresa líder en el proceso de gestión documental, te ofrece las mejores soluciones de negocios inteligentes. Si estás interesado en nuestro servicio de mesa de partes, escríbenos y estaremos contentos en ayudarte.