Conoce todo sobre BPM (Business Process Management)

BPM (Gestión de Procesos de Negocio) es el proceso de analizar y mejorar los procesos comerciales para crear una organización más eficiente y efectiva. Esta no es ni gestión de tareas ni gestión de proyectos (aunque puede ocurrir dentro del contexto de un proyecto). BPM se centra más en procesos repetitivos y continuos que siguen un patrón predecible.

Debido a su importancia en el mercado, Exact ha preparado este artículo para que conozcas todo sobre la Gestión de Procesos Empresariales.

Entonces, ¿qué es un proceso de negocios?

Un proceso comercial es cualquier secuencia de eventos o tareas que se deben realizar para que una empresa opere. Por ejemplo, la compra de un cliente que resulta en una entrega es un proceso comercial clave que existe en todas las organizaciones con fines de lucro.

¿Es como la gestión de tareas con Trello y Asana?

Realmente no. La gestión de tareas consiste en manejar u organizar un conjunto de actividades que surgen de un proyecto, a menudo son únicos e irrepetibles. Cuando estos proyectos están bien organizados, como en un trabajo de construcción, se utiliza un software de gestión de proyectos como ‘Microsoft Project’. Trello y Asana son buenas herramientas para administrar tareas en proyectos ad-hoc.

¿Cúal es el rol del checklist en la Gestión de Procesos de Negocio?

Algunos procesos de negocios son suficientes para usar un checklist, sin embargo, el BPM actúa cuando las cosas se tornan un poco más complejas. El rol de los checklist es no olvidar ciertas tareas, mientras que BPM se enfoca más en avanzar el proceso en el momento adecuado.

A menudo, BPM se usa cuando:

• Los procesos empresariales deben actualizarse con frecuencia (es decir, cambios en el cumplimiento normativo).
• Ciertos procesos de negocios abarcan múltiples personas, regiones y unidades de negocios.
• Los procesos implican el uso de diferentes programas (es decir, contabilidad, CRM y recursos humanos).
• Los procesos se deben poder reemplazar manualmente de vez en cuando.
• Algunos procesos comerciales implican excepciones.

BPM proporciona mucho valor a las empresas, ya que reduce los errores humanos, disminuye la falta de comunicación, digitaliza los procesos manuales y transfiere la responsabilidad de completar un proceso, comúnmente realizado por humanos a un programa.

Ciclo de vida de BPM

• Paso 1: Diseña el proceso en su estado ideal y examina todas las condiciones que deben construirse.
• Paso 2: Modela el proceso utilizando un software de administración de procesos de negocio.
• Paso 3: Ejecuta el proceso o pon en marcha un sistema en su lugar.
• Paso 4: Supervisa el sistema y recopila datos sobre cómo está funcionando.
• Paso 5: Realiza cambios en el proceso para mejorarlo.

¿Cuáles son los beneficios de incorporar BPM en un negocio?

La implementación de la Gestión de Procesos de Negocio ha ayudado a millones de empresas en todo el mundo a tomar el control de los procesos caóticos y optimizar sus flujos de trabajo de una manera muy efectiva.

El mapeo de una Gestión de Procesos de Negocio normalmente fluye a través de un proceso de cinco pasos, es decir, diseño, modelado, ejecución, supervisión y optimización. Un software BPM ayuda a las empresas a crear, mapear, analizar y mejorar sus procesos comerciales.

Si se implementa de forma adecuada, BPM puede encargarse de todo el ciclo de vida de un proceso empresarial. Esto no solo ayuda a las empresas a llevar a cabo sus operaciones diarias de manera más eficiente, sino que les ayuda a alcanzar sus metas organizacionales más grandes durante un período de tiempo deseado.

En pocas palabras, la gestión de procesos de negocio es un método para mejorar las operaciones que tienen problemas y optimizarlas para que puedan centrarse más en sus entregas y menos en los obstáculos en el camino. Esta es la razón por la cual es aclamada como un mercado en auge en los sectores de tecnología y servicios.

¿Cuáles son los tipos de gestión de procesos comerciales?

Los sistemas BPM se pueden categorizar en función del objetivo al que sirven. Aquí están los 3 tipos de gestión de procesos de negocio:

BPM centrado en la integración:

Este tipo de sistema de gestión de procesos de negocios se centra principalmente en la integración con los sistemas existentes, como HRMS, CRM y ERP. Una integración sin problemas es algo que todo software de BPM en el mercado enfrenta y este tipo de BPM lo resuelve, ya que su enfoque principal es el mismo.

BPM centrado en el ser humano:

Existen pocos programas de BPM cuyo principal propósito es encaminar las tareas en un proceso de negocios a través de cada persona involucrada en completar el proceso. Su enfoque radica en lograr que las partes interesadas realicen las tareas en el momento adecuado. Un caso de uso típico de este tipo de herramienta de gestión de procesos de negocios sería un proceso de aprobación.

BPM centrado en el documento:

Dichas soluciones de gestión de procesos de negocios son necesarias cuando el documento es el corazón del proceso. Permiten encaminar, formatear, verificar y obtener la firma del documento, a medida que las tareas pasan a lo largo del flujo de trabajo. Un sistema ideal de BPM debe incorporar cada uno de estos aspectos.

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