Olvídate de la ruma de papeles: dile sí a la digitalización certificada de documentos

¿De qué trata la digitalización certificada de documentos? Partamos de una premisa que es muy cierta: va creciendo tu negocio, va creciendo el volumen de documentos en formato papel de tu empresa. ¿Qué es lo que buscamos en esta oportunidad? Queremos que te sitúes en el siguiente escenario: ¿quieres buscar un documento en específico y sólo te encuentras con una ruma de papeles? Sí, realmente toda una odisea encontrar dicha documentación. Labor tediosa y muchas veces frustrante para la mayoría de los trabajadores de tu empresa.

Y eso no es todo, aquí viene la peor parte: puedes extraviar documentos de mucha relevancia para tu institución. ¿Qué ocasiona esto último? Pues que pierdas credibilidad ante todos tus clientes. Esto simplemente no puede pasar.

Éxito y garantías

Y es justamente aquí donde entra a tallar la digitalización certificada de documentos y su importancia. ¿Qué te garantiza esto último? Muy aparte de la digitalización y automatización exitosa, te asegura todo un proceso de calidad dentro de los parámetros de seguridad para todos tus usuarios.

Validez legal y jurídica

Entonces, ¿de qué trata la digitalización certificada de documentos? Se trata de un proceso que valida ante agentes legales un documento sólo que digitalizado. ¿Qué quiere decir esto? Que esta documentación tiene no sólo una validez legal, sino también jurídica. Ten en cuenta que no todas las notas bajo la digitalización pueden obtener dicho estatus.

Ahora bien, ¿sabías que este tipo de “archivos” que se encuentran bajo la digitalización certificada de documentos toda su información es validada por medio de una firma digital? ¿Qué te asegura ésto último? Pues, la autenticidad de la información que haya sido registrada.

Migrando al formato digital

Repasemos, ¿a qué se le llama digitalización de documentos? Esto se da cuando se capturan imágenes digitales de documentos en papel. Así, las imágenes de dichos archivos físicos migran a un formato digital. ¿Utilizando? Un software que reconozca los caracteres de dicho documento.

Búsquedas rápidas

Ya luego como parte del procedimiento se escanean estas imágenes de documentos convirtiéndose en documentos de texto. ¿Qué te permite esta conversión inteligente? Que gracias a este cambio puedas buscar cualquier documento de manera rápida y todo ello en base a palabras claves relevantes. Y lo mejor de todo es que puedes organizarlas por categorías, entre otras funciones.

Algunos requisitos

A todo esto, ¿cuáles son los requisitos para este cambio? De todas maneras tiene que tratarse de una copia literal, una copia fiel al documento en físico. Así es, se debe de gozar de una calidad óptima de digitalización, es decir, de un nivel superior. Por otro lado, debe de haber seguridad en el proceso. No se debe permitir la manipulación de imágenes. Y ya para culminar en este procedimiento debe de incluirse la firma digital y la estampa de tiempo.

De la mano de los especialistas

A todo esto, ¿sabías que los escáneres básicos de documentos que puedes conseguir en cualquier tienda por departamento no son muy útiles? Por ello, te recomendamos que recurras a una empresa de digitalización certificada de documentos. A continuación, algunas ventajas de trabajar de la mano con este tipo de empresas: 1. Se tratan de personas calificadas, de un personal capacitado quienes pueden garantizar que tus documentos sean capturados de manera correcta; 2. Se te brinda la oportunidad de organizar mejor tu documentación y discernir qué documentos debes conservar aún en papel y cuáles no; 3. En temas de proceso se tratan de tener los más actualizados y eficaces para escanear tus archivos y 4. En temas de tecnología las empresas de digitalización certificada de documentos cuentan con toda la infraestructura y avances tecnológicos para llevar a cabo la digitalización documental con todas las garantías del caso.

Ahora que ya sabes más acerca de la digitalización certificada de documentos, dile adiós a la acumulación innecesaria de archivos.

Y más bien dale la bienvenida a altos estándares de eficiencia en temas de almacenamiento de archivos digitales para tu empresa, como los que brinda Exact, que nos posicionan como una empresa líder en el mercado peruano en soluciones de negocios inteligentes.