¿Qué es el envío de documentos?

Enviar documentos ha experimentado una transformación significativa en los últimos años, impulsada por la digitalización y la globalización. Esto ha influido en cómo se realiza el envío de documentos, así como en cómo se almacenan y gestionan. 

El envío de documentos es parte importante de la gestión documental pues se encarga del traslado de archivos y productos sensibles de una empresa. Esto se hace a través del seguimiento en línea que asegura el envío de manera rápida, segura y confiable. 
 

¿Qué es el envío de documentos?

El envío de documentos se refiere al acto de trasladar información y tener el seguimiento de esta en tiempo real. Esto se da mediante tracking en línea mediante GPS y descargo virtual, visualización de fotografías de entrega, flexibilidad en el tiempo de entrega.

El envío de documentos depende de la naturaleza de los documentos, la urgencia, la seguridad y las preferencias personales o empresariales Hay que recordar que esto se aplica no sin antes efectuar una correcta gestión documental.

¿Por qué el envío de documentos es una necesidad en la sociedad?

La necesidad de enviar documentos es una parte esencial de la vida personal y profesional en la sociedad moderna. A lo largo del tiempo, han surgido diversas necesidades que hacen que el envío de documentos sea fundamental. Algunas de estas necesidades incluyen: 

• Comunicación: El envío de documentos es un medio primordial para trasladar información, compartir ideas o formalizar acuerdos.
• Gestión documental: Tanto a nivel personal como empresarial, la necesidad de gestionar los documentos es crucial. Esto incluye que la información en forma de papel se convierta en formato electrónico y haya una correcta clasificación de documentos.
• Seguridad y registro: Los documentos a menudo sirven como registros legales y pruebas documentales en situaciones legales y de cumplimiento. La necesidad de preservar la integridad y autenticidad de documentos es fundamental. 
• Comunicación a larga distancia: El envío de documentos permite la comunicación efectiva entre personas o entidades que se encuentran a larga distancia. 
• Evidencia y auditoría: En ámbitos como la contabilidad, la documentación es necesaria para llevar a cabo auditorías, realizar un seguimiento de transacciones financieras y demostrar el cumplimiento de regulaciones y estándares. 
• Sostenibilidad y eficiencia: En un mundo consciente de la sostenibilidad, la necesidad de reducir el uso de papel y recursos naturales ha llevado a la adopción de métodos electrónicos de envío de documentos, lo que a su vez mejora la eficiencia y la accesibilidad de la información. 
• Rápido acceso a la información: En un entorno cada vez más digital, la necesidad de acceder rápidamente a información escrita es crucial. Los documentos electrónicos permiten una búsqueda y recuperación ágil de datos. 
• Globalización: En una sociedad globalizada, el envío de documentos es esencial para facilitar la colaboración y la comunicación en un contexto internacional.

Ventajas del envío de documentos

Las ventajas del envío de documentos:

Facilidad de acceso: Los documentos son más fáciles de almacenar y acceder. Pueden guardarse en dispositivos electrónicos, servicios en la nube o sistemas de gestión de documentos, lo que facilita su recuperación en el futuro.

Seguridad: Los documentos se pueden cifrar y proteger con contraseñas, lo que proporciona un mayor nivel de seguridad en comparación con el envío físico, que puede estar sujeto a pérdida o robo. 

Sostenibilidad: El envío de documentos electrónicos contribuye a la reducción del consumo de papel y ahorra recursos naturales. Esto es beneficioso para el medio ambiente al reducir la huella de carbono.

Notificaciones y confirmaciones de entrega: Muchos métodos de envío electrónico ofrecen notificaciones de lectura o confirmaciones de entrega, lo que brinda seguridad sobre si el destinatario ha recibido y abierto el documento.

¿Cuál es la mejor opción para tu envío de documentos?

Exact, empresa líder en gestión documental, se encarga del traslado de información y cuenta con un seguimiento en línea que da la seguridad del envío de manera rápida y confiable. Además, recibe notificaciones de entrega y visualiza los cargos en nuestra plataforma.

Nuestro servicio de mensajería y transporte de documentos realiza la distribución por motorizados calificados y furgones cerrados. Asimismo, contamos con un pull de asesores de atención al cliente con el fin de absolver las consultas en tiempo real de los envíos.
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