¿Por qué debes aplicar la digitalización de expedientes en tu empresa?

Una empresa siempre busca crecer con el tiempo y mientras eso pasa aumenta la información, para manejar mejor todo este historial de datos es recomendable aplicar la digitalización de expedientes.

Llevar un registro digital hará que la organización esté a la vanguardia de la tecnología, ya que el ritmo acelerado de los negocios requiere de procesos ágiles. A continuación sepa más sobre el tema.

¿Qué es la digitalización de expedientes?

La digitalización de expedientes implica transformar la información física al formato digital. Una entidad siempre almacena grandes cantidades de documentación que ocupa demasiado espacio y cuando se requiere disponer de esos datos es una tarea tediosa conseguirlos.

Al proceder con la digitalización de expedientes, tendrá una ventaja competitiva porque el tiempo es disminuido a la hora de disponer de información. Además de reducir la posibilidad de pérdida de documentos.

¿Por qué debes aplicar la digitalización de expedientes en tu empresa?

La digitalización de expedientes debe ser aplicada en tu empresa debido a:

Seguridad de información

Se resguardan los datos y accesos a la información solicitada. Es importante que los colaboradores tengan la seguridad que los datos están protegidos.

Disponibilidad de información

Contar con la digitalización de expedientes da facilidad de visualización y actualización desde el lugar que sea. 

Disminución de papel

No es necesario las impresiones y copias para después archivarlas. Con el sistema de digitalización se indexa toda la información.

Orden en la información

Creación de alertas de notificación cuando un documento esté pendiente o vencido para mantener el orden de trabajo.

¿Cuáles son las fases de la digitalización de expedientes?

Las fases de la digitalización de expedientes son:

• Recogida de documentos.
• Clasificación de documentos.
• Preparación de la documentación.
• Digitalización de documentos.
• Preparación del material digitalizado.
• Grabación en copias de seguridad.
• Entrega al cliente.

 

¿Cuál es el mejor software para digitalizar expedientes?

Cuando una empresa quiere comenzar un proceso de digitalización de expedientes suele sondear opciones para adquirir el mejor software y este pueda adaptarse a las necesidades de la organización.

En Exact tenemos el mejor software para la digitalización de documentos. Esta herramienta combina archivos en papel y digitales en un repositorio. También da seguridad a los documentos, esto es vital para que no se exponga información importante a las personas equivocadas.

Si deseas adquirir el software para digitalizar documentos no dudes en consultar a Exact.