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18/05/2018

¿Las MYPES deberían invertir en un sistema de control de documentos?

Con el fin de controlar de manera apropiada la calidad, una organización debe ser efectiva al controlar su documentación. A continuación, Exact te explicará si las MYPES deberían invertir en un sistema de control de documentos.

¿Qué caracteriza a una micro y pequeña empresa?

Para calificar como micro empresa, según la Ley Nº 28015, la empresa debe contar hasta con 10 trabajadores, sus ingresos anuales no deben superar 150 UIT (S/. 525,000 anuales o S/. 43,750 mensuales). Se aplica inclusive a las juntas, asociaciones o agrupaciones de propietarios e inquilinos en el régimen de propiedad horizontal o condominio habitacional, siempre y cuando no cuenten con más de 10 trabajadores.

Por otro lado, los requisitos para calificar como pequeña empresa han variado. Hoy en día se incrementó de 50 a 100 el número de trabajadores. Igualmente, se incrementan los ingresos anuales de 850 UIT hasta 1,700 UIT. Aproximadamente S/.2´975,000 y pueden ampliarse hasta S/.5’950,000 (S/. 495,833 mensuales), inclusive estos límites serán reajustados cada dos años por el MEF.

¿Qué caracteriza a una micro y pequeña empresa?

Importancia del control de documentos

La gestión y control de documentos son vitales para lograr y mantener el cumplimiento de ciertos estándares en un ambiente regulado. Las formas y procedimientos deben ser accesibles para aquellos que los requieran en cualquier momento. Mientras que los registros críticos (incluidos los informes de no conformidad, análisis de prueba y resultados de auditoría) deben controlarse de manera estricta para prevenir accesos, modificaciones o pérdidas no autorizadas.

En muchos casos, el control de documentos es un trabajo de tiempo completo para uno o más empleados dentro de una empresa.

Con el objetivo de mejorar el sistema de control de documentos, muchas compañías buscan un software que les permita mantener y controlar el acceso a sus documentos. Si una empresa debe o no invertir en un software de control de documentos depende en gran medida de:

  • La complejidad del sistema de gestión de calidad actual.
  • El número y disponibilidad de los empleados para realizar las tareas.

Si bien algunas empresas necesitan este software menos que otros, no cabe duda que es una ayuda adicional y contribuye al crecimiento de las organizaciones.

Importancia del control de documentos

¿Cómo ayuda un sistema de control de documentos a las MYPES?

El software de control de documentos puede ser tan simple como usar un archivador metálico donde guardas registros y documentos. O tan complejo como una aplicación completamente integrada que proporcione notificaciones a través de sistemas de correo electrónico.

Este software te permite:

  • Enrutar documentos para su posterior revisión y aprobación.
  • Enviar recordatorios de acciones correctivas atrasadas.
  • Asignar nuevas acciones correctivas.
  • Notificar a los empleados cuando se necesiten capacitaciones.
  • Comunicar a los gerentes de calidad cuando se deben calibrar los equipos.

¿Cómo ayuda un sistema de control de documentos a las MYPES?

¿Es una buena inversión para las MYPES implementar un software de control documental?

Antes de que cualquier empresa, sea grande o pequeña, decida invertir en un software de control de documentos, debe evaluar cuidadosamente sus procesos actuales de manejo de documentos y determinar de manera detallada y exacta lo que espera de una aplicación de control de documentos, así como sus capacidades actuales de almacenamiento electrónico.

Es fundamental adquirir sólo las partes útiles de un sistema y que agregan valor a la organización. Invertir en un gran conjunto de módulos que no se ajustan a las necesidades del negocio es un desperdicio. Podría complicar demasiado el software, la capacitación y el uso final del producto.

¿Es una buena inversión para las MYPES implementar un software de control documental?

Las empresas que invierten en un software de control de documentos deben asegurarse de que este se adapte al crecimiento de la compañía. Por lo general, se prefieren las aplicaciones que se pueden integrar en un paquete de oficina existente por cuestiones de capacitación y compatibilidad. Las aplicaciones independientes pueden proporcionarle a la empresa más capacidades, como recordatorios por correo electrónico, programación automática y enrutamiento de aprobación.

Exact, empresa líder en la servicios de gestión documental, te ofrece las mejores soluciones de negocios inteligentes. Si estás interesado en nuestro servicio de digitalización de documentos, escríbenos y estaremos contentos en ayudarte.

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