La importancia de la clasificación de los documentos en las organizaciones

Todas las compañías tienen información digital y física vital para su funcionamiento. Estas pueden ser de distintos tipos, tales como transacciones comerciales o informes de seguridad. 

 

En ese sentido, mantener a salvo la información sensible de la empresa es esencial. Por esta razón, la clasificación de documentos se muestra como una excelente alternativa que ahorra y brinda distintas oportunidades empresariales. 

 

¿Qué es la clasificación de documentos?

La clasificación de documentos es el proceso en el que son organizados los documentos institucionales de una empresa. Estos son jerarquizados y organizados mediante una clasificación previamente decidida. 

 

Esto se hace con la finalidad de que la planificación de documentos sea eficiente y no se pierda información vital para una compañía.

 

¿Por qué es importante la clasificación de documentos?

La clasificación de documentos es vital porque ayuda a organizar los datos importantes de una empresa. Esto con la finalidad de simplificar tareas y trámites, así como evitar la acumulación innecesaria de archivos. 

Asimismo, la clasificación de documentos ayuda a tener fácil acceso a la información interna de la empresa y evitar la filtración o ataques cibernéticos. 
 

 

¿Cómo clasificar los documentos?

En Exact sabemos que la clasificación de documentos es muy variada y por ello la planificación de documentos se sostiene sobre la base de las necesidades de una empresa. Entre estas se encuentran: 

 

1. Según el alfabeto

2. Según la cronología

3. Según la clasificación de materias

4. Según la jerarquización de importancia

5. Según su productor

6. Según su finalidad

7. Según su funcionalidad

8. Fechas, montos, número de factura y DNI

 

Pasos para hacer una correcta clasificación de documentos

Para realizar una correcta clasificación de documentos se recomienda seguir cuatro pasos fundamentales:

 

1. Determinar los objetivos del proyecto: Definir un objetivo ayudará a garantizar que el proyecto se mantenga en el camino correcto y garantizará que se recopile y marque la información correcta. Esto con la finalidad de darle coherencia a la planificación de documentos. 

 

2. Definir el conjunto de herramientas: Se recomienda determinar qué herramientas serán necesarias para incorporar a la clasificación. Es más probable que los usuarios utilicen una nueva herramienta si está fácilmente disponible dentro de las que utilizan frecuentemente.

 

3. Desarrollar etiquetas de clasificación únicas: Tener varias categorías de clasificación con nombres similares provoca confusión y datos mal etiquetados, lo cual perjudica directamente a la empresa. En tal sentido, un esquema simple y fácil de entender por todos los usuarios involucrados creará coherencia en toda la organización para evitar confusiones y extravíos de datos. Una vez establecidas las etiquetas y categorías óptimas, hay que utilizar los mismos nombres para todos los departamentos de la organización. Lo que se decida para un departamento debe ser igual para todos, para evitar incoherencias en la clasificación de los datos.

 

4. Recopilar y clasificar los datos y metadatos: Una vez desplegado el software de clasificación, es el momento de que los usuarios empiecen a clasificar todos los datos que se utilizan en correos electrónicos y documentos y a aplicar etiquetas de metadatos cuando sea necesario. Esto obliga a los usuarios a tener en cuenta la sensibilidad de la información que manejan de forma habitual y reparte la responsabilidad de la seguridad de la información por toda la organización.

 

5. Aplicar la política de clasificación y aprovechar sus ventajas: La mejor manera de garantizar la coherencia en el tratamiento de la información en toda la organización es desplegar una herramienta de clasificación que obligue a los usuarios a clasificar la información en el punto de creación. En tal sentido, se recomienda a los usuarios introducir etiquetas de clasificación basadas en el esquema personalizado establecido por la empresa.