La importancia de foliar documentos en tu empresa

¿Sabías de la importancia de foliar documentos en tu empresa? Empecemos por partes. La foliación de documentos de archivos resulta fundamental en temas de procesos de organización archivística en tu organización se refiere.

Foliar documentos respalda técnica y legalmente a la gestión administrativa de tu empresa. ¿Qué te permite esto último? Ubicar y localizar puntualmente un documento en especial.

Paso a paso para foliar documentos en tu empresa:

1. La numeración debe ser consecutiva.
2. Debes de escribir el número, ¿en qué parte? En la esquina superior derecha de la cara recta del folio en el mismo sentido del texto del documento.
3. Para foliar documentos, los números deben de estar escritos de manera legible y sin enmendaduras. Eso sí, sobre un espacio en blanco y sin alterar, ¿qué cosa? Membretes, sellos, textos o numeraciones originales.
4. No está permitido escribir con un trazo fuerte, ¿por qué? Esto es debido a que pueda causar un daño irreversible en el soporte de papel.
5. ¿Qué no se debe de foliar documentos? Las pastas ni las hojas guardadas en blanco.
6. ¿Qué recursos tendrán el número de folio consecutivo que le corresponde aun cuando estén plegados? Pues, los planos, mapas, dibujos, entre otros.
7. Para foliar documentos, los anexos impresos que se encuentren se numerarán como un solo folio. ¿Cómo cuáles? Folletos, revistas, periódicos y boletines.
8. ¿Qué sucede cuando hay varios documentos de formato pequeño adheridos a una hoja? Pues, a ésta se le escribirá su respectivo número de folio. Para esto, se le debe de dejar en el área de notas del instrumento de control o de consulta las características pertinentes del documento foliado, ¿cómo cuáles? La cantidad de documentos adheridos, asunto, título y fecha de los mismos. A todo esto, para que puedas adherir documentos o fotografías a una hoja debes de usar pegante libre de ácido.
9. Para esto, cuando hay fotografías sueltas se foliarán en la cara vuelta, ¿utilizando? Lápiz de mina negra y blanda, tipo HB o B. ¿Qué sucede en el área de notas del instrumento de control o de consulta? Pues, se debe de dejar constancia de las características del documento foliado. ¿Cómo cuáles? Color, título, tamaño, asunto, fecha y otros datos que se consideren pertinentes. Ahora si se opta por separar este material se hará el cruce de referencia respectivo.
10. Al foliar documentos, ¿qué elementos deben de colocarse en un sobre de protección y se hará la foliación a éste último antes de almacenar el material para evitar marcas, dejando así constancia en el área de notas del instrumento de control o de consulta? Pues, las radiografías, diapositivas, negativos o documentos en soportes similares.
11. ¿Qué sucede en el caso de unidades de conservación, tales como libros de contabilidad, tomos, entre otros que ya vienen foliados o paginados de fábrica? Pues, pueden aceptarse como mecanismo de control sin necesidad de refoliar a mano. Igualmente, se debe de registrar en el área de notas del instrumento de control o de consulta, tanto la cantidad de folios o páginas que contiene.
12. ¿Qué ocurre si existen errores al foliar documentos? Pues, éstas se anularán con una línea oblicua para evitar tachones.
13. ¿Cuándo se hace la foliación? Es una tarea previa al empaste, de un proceso de descripción o proceso técnico de reprografía (digitalización o microfilmación).
14. Al foliar documentos, ¿qué no debe de enumerar? Pues, los folios totalmente en blanco que se encuentren tanto en tomos como en legajos en archivos de gestión o archivos centrales- ¿Qué es lo que se debe de dejar constancia? En el área de notas del instrumento de control o de consulta.
15. ¿Qué otros elementos no se deben de foliar? Pues, lso documentos en soportes distintos al papel, tales como: discos digitales, CDS, videos, entre otros. Sin embargo, sí hay que dejar constancia de su existencia en el área de notas del instrumento de control o de consulta.

Finalmente, como verás paginar no es lo mismo que foliar documentos, ya que ésta última no se trata únicamente de brindarle un número a cada folio. Es mucho más que eso. Hay todo un tema de procesos de organización archivística se refiere. ¿Quieres poner orden en todos los archivos de tu empresa? Pues, empieza a foliar documentos de toda tu organización y encuentra ese documento en específico que tanto deseas en el momento oportuno.

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