La relación entre el control de documentos y la seguridad informática

Es normal pensar que el control de documentos es más una herramienta útil que una medida de seguridad esencial. Pero con los continuos riesgos que sufren los datos en el ciberespacio, lo más prudente es analizar detenidamente qué tan seguros se encuentran tus documentos. Para las compañías que no cuentan con un procedimiento formal en lo que respecta a gestión de documentos, este proceso a menudo se lleva a cabo de otra manera.

Muchas personas guardan sus documentos en servidores o redes, mientras que otras prefieren unidades externas para mayor seguridad. Si bien mantener los documentos en la nube está ganando mayor popularidad, también están mejorando las formas de hackear estos sitios.

A continuación, Exact te presentará la importancia de contar con un control documental que te ofrezca seguridad informática.

¿Qué es la seguridad informática?

La seguridad informática está diseñada para proteger la confidencialidad, integridad y disponibilidad de los datos del sistema informático de aquellos con intenciones maliciosas. A estas tres también se les conoce como la triada de la CIA. Si bien cuando escuchamos o leemos las siglas CIA se nos viene a la mente la imagen de la Agencia Central de Inteligencia de los Estados Unidos, en seguridad informática, estas siglas corresponden a las iniciales de las palabras Confidentiality, Integrity y Availability.

¿Tu información corre peligro sin un software de control de documentos?

En la actualidad, la información de una empresa se encuentra más vulnerable que hace 20 años. Si bien los documentos en formato físico corrían el riesgo de ser destruidos por un incendio o un sabotaje, nunca hubo una preocupación real por un ciberataque. Ahora sucede todo lo contrario, vivimos pendientes de que un hacker obtenga nuestra información o nos infecte con un virus cibernético. Incluso, si no se cuenta con un software de control de documentos, cualquier persona de la empresa con acceso podría borrar información importante. Conozcamos algunos de los riesgos de seguridad de datos más grandes que podrías evitar con una correcta digitalización de documentos y un software eficiente.

1.- Violación de datos

Según diversas estadísticas, resulta alarmante el número de ataques cibernéticos internos que ocurren a nivel mundial. Se ha informado que 500 violaciones de datos ocurrieron en los últimos 4 años. Lo que ocasionó que información valiosa se pierda sin tener la oportunidad de recuperarla. Además, se supo que el 18 % de estas violaciones no provinieron de ataques externos, sino que ocurrieron dentro de la misma empresa.

Resulta más desconcertante aún que la mitad de ese 18 % provino del departamento de TI. Existen diversas razones por las cuales pudieron haber ocurrido – probablemente no todas ellas fueron represalias. Si una empresa no cuenta con un eficiente y confiable sistema de control de documentos, es realmente complicado garantizar que solo personal autorizado puede acceder a ciertos documentos. Asimismo, no basta con que el software tenga encriptación, contraseñas y derechos de acceso para ver, editar y eliminar documentos, también se necesitan más pasos de seguridad y restricciones.

2.- Contingencia mínima

Otra amenaza yace en la falta de estandarización, procesos y planificación para posibles emergencias. Todo lo que hace falta es una violación de datos y el caos se desatará. Si se cuenta con un plan de contingencia, también se pone en marcha una planificación a un nivel más amplio. Tales como políticas, procedimientos y sistemas de respaldo que ayuden a prevenir que una falla elimine toda la información.

3.- Datos móviles

Si almacenas tus documentos en un disco externo, también debes pensar en los riesgos que esto conlleva. Las unidades USB se pierden con gran facilidad o se deterioran. Otros prefieren utilizar smartphones y tablets, los cuales también pueden guardar todo tipo de documento. Pero es peligroso si sufres un robo y puedes perder toda tu información, así que no es conveniente.

Los ejemplos mencionados se resumen en guardar información en un solo lugar, lo cual es realmente peligroso. Por otro lado, nuestro software de control de documentos, puede integrarse con las aplicaciones y dispositivos actuales. Además de ser mucho más seguro. Tu documentación es valiosa y debes darle el trato que merece para evitar ponerla en riesgo. Debido a que perder tus documentos puede resultar más costoso y problemático.

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