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18/10/2022

Conoce cuáles son los 7 procesos de gestión documental

La gestión documental captura, almacena, y recupera los documentos. Una empresa siempre tiene normas técnicas y prácticas usadas para administrar los documentos recibidos, por ello es importante centrarse en el proceso de gestión documental para obtener eficiencia en el funcionamiento.

Hay que recordar que las entidades laboran con una cantidad enorme de documentos, por lo que tener ordenada la gestión documental permite un sencillo almacenamiento y búsqueda rápida de información. A continuación sepa todo sobre los procesos de gestión documental.

 

¿Qué son los procesos de gestión documental?

Los procesos de gestión documental son los que usan un conjunto de operaciones y técnicas para una correcta administración del flujo de documentos externos e internos que forman parte de los procesos de negocio de una entidad.

Cuando se dan procesos de gestión documental hay que ser más sistemáticos debido a las necesidades que presenta hoy en día el mercado. Por eso ahora estos tienen que incluir el archivo documental en formato audio,multimedia, etc para la localización de fácil y rápido acceso.

 

¿Cuáles son los procesos de gestión documental?

Los procesos de gestión documental son los siguientes:

Incorporación de documentos u ordenamiento (así lo ofrecemos en Exact): Se debe resguardar y estudiar la forma en que los documentos entran al sistema (archivo y captura digital).

Registro: Aquí se anexa formalmente los documentos a través de un identificador e información descriptiva para que en un futuro puedan ser recuperados.

Clasificación: Aquí se organizan de manera jerárquica los documentos y su respectivo agrupamiento según sus características.

Almacenamiento: Los documentos se deben mantener de manera auténtica, fiable e íntegra para que estén disponibles en todo momento.

Acceso: Dependerá de los requisitos legales que tenga la empresa y las necesidades y la manera en que se organiza.

Trazabilidad: Es la garantía del cumplimento de las labores de los usuarios de la organización que tienen los accesos correspondientes.

Disposición: Se aplica cuando se haya acabado el plazo fijado para la conservación de documentos.

 

¿Cuál es la importancia de la gestión documental?

La gestión documental de Exact tiene como meta asegurar que toda la documentación de las empresas se encuentren de manera íntegra en base a los parámetros definidos en cada proceso, mediante la verificación de los documentos y que se dé la trazabilidad de los documentos desde la gestión y administración del flujo integral partiendo desde la recepción y clasificación hasta el reparto y entrega final.

 

¿Cómo debe ser el archivo de documentos? 

Para que el proceso de gestión sea correcto debe tener un buen sistema de gestión documental y así garantizar el control de la información de manera organizada y eficiente, con ello habrá una considerable reducción de tiempo a la hora de su manipulación.

Todo esto hay que trazar según los objetivos y para que podamos incluir los procesos en la gestión documental se necesita el mejor software del mercado el cual lo tiene Exact. Esta tecnología posee un sistema integral.

 

 

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