5 beneficios de la digitalización de documentos legales

La digitalización de documentos legales se ha convertido en una medida importante en las empresas modernas y estudios de abogados en Lima. Esta práctica brinda mayor seguridad y facilita el acceso a una gran cantidad de archivos desde diferentes locaciones.

Beneficios de la digitalización de documentos legales

1.- Incrementan la seguridad

En la actualidad, los documentos de papel no son tan seguros como lo eran hace 20 años. Incluso si realizaste una minuciosa selección de tu personal, personas no autorizadas pueden tener acceso a las áreas de almacenamiento. Así como pueden echar un vistazo a (o incluso sustraer) los archivos que se han dejado en los cajones.

Tu principal preocupación será la seguridad dentro y fuera de la oficina, ya que desconoces las intenciones de las personas que los manipularán. El acceso no autorizado puede ser accidental o intencional. Sin embargo puede significar un problema para ti y tu empresa.

Afortunadamente, cuando inviertes en un servicio de digitalización de documentos, legales o no, la seguridad de tus archivos incrementa de manera significativa. Contar con este tipo de servicios te protegerá de acciones legales y de clientes insatisfechos.

2.- Fácil acceso a los registros

La digitalización de documentos legales hace que sea más fácil para tu empresa acceder a documentos importantes mediante un clic y desde cualquier dispositivo, sin importar su ubicación. En otras palabras, si estás trabajando desde tu hogar, puedes hacer uso de cualquier archivo que necesites para trabajar.

Además, varias personas pueden acceder a los archivos electrónicos a la vez; esto no sucede con los archivos de papel. Después de que hayas logrado ubicar los que necesitas, puedes restringir el acceso a estos entrando a configuración. Posteriormente, podrás seleccionar qué personas sí podrán hacer uso de la información.

3.- Menor probabilidad de perder documentos

La pérdida de archivos legales significa una perdida de tiempo al solicitar un duplicado a las organizaciones autorizadas gestionarlas nuevamente. Asimismo, estos se pueden perder en el correo, se pueden dañar de camino a su destino o en un eventual desastre natural.

Por ello, gracias a la digitalización de documentos, todos tus archivos se encontrarán seguros. Además, podrás dedicarle más tiempo a aspectos más relevantes de tu empresa.

4.- Ayuda al medio ambiente

Digitalizar tus documentos legales implica una inversión de dinero, pero un ahorro de una cantidad aún mayor si tenemos en cuenta que puedes perderlos en las circunstancias mencionadas anteriormente.

En la profesión legal, hay casos en los que necesitas enviar documentos a un colega, un mentor para que lo aconseje o un abogado defensor. La digitalización de documentos puede ayudarte a ahorrar dinero y tiempo, ya que no pasarás horas ordenando todos los archivos ni tendrás que comprar grandes cantidades de papel para hacer copias legales.

En cambio, todo lo que tendrás que hacer es señalar y hacer clic sobre documento deseado. De esta forma, todos los documentos legales que necesitas compartir estarán en camino.

5.- Evita el desorden

El desorden causa una baja en la productividad de las personas; no tiene que ser así en tu oficina o empresa, solo debes aprender a organizarte. En primer lugar, la digitalización de documentos evita que el exceso de papel se acumule para que tus empleados puedan ser tan productivos como sea posible.

 

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