4 ventajas de implementar la automatización de documentos en tu empresa

La automatización de documentos contribuye a una eficiente gestión de archivos, cartas, faxes, correos electrónicos, entre otros documentos que tu compañía recibe a diario. Si eres dueño de una empresa o alguna autoridad local, sabes muy bien que estos documentos son una parte esencial de tu actividad. Tu capacidad para procesarlos y distribuirlos de forma rápida y adecuada es esencial para garantizar la satisfacción de tus clientes, constituyentes, socios o proveedores y, constituye un factor decisivo de la eficiencia y competitividad de tu empresa.

Por ejemplo, el manejo y el flujo de documentos complejos es muy importante en el entorno de la fabricación y distribución de productos, especialmente cuando estos documentos son declaraciones que deben incluirse en ciertos artículos antes de su envío. El incumplimiento de estas regulaciones puede resultar en multas o sanciones graves. Es por ello que la automatización de documentos y los sistemas de gestión documental juegan un papel crítico cuando se trata de brindar servicios legales de una manera eficiente y efectiva. Al tomar la decisión de implementar este tipo de servicio en tu empresa, es importante que consideres los beneficios y la relevancia que tendrá tu negocio.

En Exact, te explicaremos un poco más sobre qué trate el servicio de automatización de documentos, el cuál brindará grandes beneficios dentro de tu empresa.

¿Qué es la automatización de documentos?

La automatización del flujo documental es un concepto que transforma las actividades, roles, tareas y manuales empresariales existentes en una estructura centralizada y automatizada. Las acciones, como aprobaciones, solicitudes, asignaciones y reclamos, anteriormente manejados manualmente y en papel, ahora se pueden ejecutar digitalmente y a través de un flujo de trabajo organizado.

Independientemente de la industria a la que prestes servicios, el control de documentos es una de las aplicaciones más frecuentes en las empresas actuales. Dado que muchos entornos empresariales son “rápidos”, la cantidad de datos que fluye por toda la organización requiere un método eficaz para gestionar todos estos datos. Un sistema automatizado de control de documentos ayuda a centralizar todos los datos, facilitando la creación, aprobación y distribución de todos los documentos. Esto es beneficioso porque administrar los documentos de manera manual puede resultar difícil y requerir mucho tiempo, sin mencionar que existe el riesgo del error humano. Sin embargo, el sistema automatizado de control de documentos de un sistema de gestión de calidad está diseñado para mantener organizados todos los registros de tu compañía.

Ventajas de la automatización de documentos

La automatización de documentos ofrece un valor potencial significativo para los clientes y en muchos aspectos, la automatización de documentos se ha vuelto más convincente con los cambios recientes en el mercado. Estos son solo algunos de las ventajas de automatizar el flujo de documentos de tu empresa.

Eficiencia

Una de las ventajas principales de la automatización de documentos es la eficiencia: Con la automatización de documentos, se puede completar más tareas en mucho menos tiempo.

El grado de eficiencia puede variar dependiendo de la naturaleza de los documentos sujetos a la automatización. Desde la perspectiva del cliente, la eficiencia se puede traducir en menores costos. Asimismo, la mejora de la eficiencia permite que una empresa pueda asumir más laborea y centrar su atención en los servicios de mayor valor añadido.

Velocidad

Un aspecto potencialmente subestimado de la automatización de documentos es la velocidad con la que los documentos pueden prepararse y distribuirse. Ciertos asuntos pueden necesitar un sinfín de documentos, y el tiempo asociado para la búsqueda y preparación de todos ellos puede ralentizar una transacción.

Aunque apreciarás sin duda los costes menores percibidos gracias a la automatización de documentos, también te interesará cerrar una transacción tan pronto como te sea posible. La capacidad de moverse rápidamente es de suma importancia y puede significar la diferencia entre el éxito y el fracaso de toda tu empresa. Es por ello que en casi cualquier negocio, la capacidad de cerrar acuerdos con rapidez es una ventaja competitiva y debe ser un enfoque para todos los proveedores de servicios.

Calidad y flujo de trabajo mejorado

Ya que las herramientas de automatización de documentos normalmente se basan en documentos que han sido objeto de un cierto nivel de revisión formal y mantenimiento, el uso de la automatización de documentos ayuda a asegurar que los clientes reciban constantemente el beneficio de todos los recursos.

Cuando una organización tiene una gran cantidad de documentos y datos ingresados en el sistema, necesita visibilidad para ver toda la información de manera significativa. Tener un sistema para filtrar estos datos es la clave. El buen control de documentos se integra con el sistema de informes del sistema de gestión de calidad para permitirte ver datos de forma rápida y efectiva. Los trabajadores necesitan saber qué documentos están vencidos para que puedan tomar medidas necesarias para solucionar el problema.

Satisfacción de los empleados

Al centrarse en puntos clave de decisión y minimizar el tiempo relacionado con la preparación de documentos, las herramientas de automatización de documentos permiten que los empleados puedan centrarse en aspectos más interesantes de sus trabajo.

Exact te brinda el servicio de automatización de flujo documental para mejorar el manejo de documentos en tu empresa. Si estás interesado en saber más de lo que trata la automatización de documentos, escríbenos a nuestro formulario de contacto. Estaremos contentos en ayudarte.