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No hace falta decir que un sistema de gestión documental moderno contribuye en gran medida a mejorar la eficiencia laboral cuando se habla de procesos de gestión menos complejos, como monitorear las actividades de tu personal o el funcionamiento del software.
Este sistema ayuda a mejorar la visibilidad y la responsabilidad del workflow o flujo de trabajo, lo que significa que ayuda a los gerentes a realizar un seguimiento más cercano de todo y asegura que cada uno de los miembros sepa lo que debe hacer.
Entonces, ¿por qué adoptar un sistema de gestión documental con un workflow dinámico? Sigue leyendo para enterarte por qué.
El workflow flexible o dinámico es la forma de trabajar con archivos digitales para agilizar los procedimientos de aprobación entre áreas. En vez de tener una interfaz de gestión prediseñada a la cual te tienes que adaptar, este sistema te ofrece la posibilidad de personalizar la estructura de la interfaz para crear tus propios procesos de negocios.
Los sistemas de workflow pueden ser usados para definir procesos que se adaptan a la forma en la que trabajas, a la vez que es fácil modificarlos regularmente y realizar cambios para mejorar el rendimiento de tu negocio.
Los procesos de negocios están constantemente evolucionando, por lo tanto se espera que algunos cambios sean necesarios. Entonces, trabajar con un workflow dinámico que permite al personal modificar fácilmente los procesos mientras trabajan es una necesidad.
Los sistemas de gestión con un flujo de trabajo dinámico permite que diferentes áreas puedan manejar diferentes procesos con una sola herramienta. Permitiendo reducir el tiempo en aprender sobre el uso y mantenimiento de diferentes herramientas.
La mayoría de sistemas de gestión documental con un workflow dinámico permiten establecer e-mails pre-diseñados y automatizados. Los cuales permitirán mantener una comunicación con el personal y tus clientes. De esta manera podrás ahorrar tiempo y dinero.
Los sistemas de gestión documental con un workflow dinámico son normalmente fáciles de integrar con la mayoría de sistemas. Esta integración permite reducir los costos de procesos de gestión y prevenir errores comunes una persona comete podría cometer.
Los sistemas de gestión simple no son siempre suficientes para todos los procesos. Para empezar, tienen algunas limitaciones fundamentales como:
Debido a estas limitaciones se hace casi imposible gestionar algunos procesos.
Entonces, cambiar de un sistema simple a un sistema con un workflow más dinámico traería mayor eficiencia a tu empresa ya que permite al personal adaptar y crear sus propios procesos.
Contar con un sistema de gestión documental con un workflow dinámico permite a cada área de tu compañía ahorrar bastante tiempo que dedicarían a administrar el trabajo diario. Su estructura flexible y fácil de personalizar permite realizar cambios a medida que los procesos evolucionan naturalmente.
Exact, empresa líder en la digitalización de documentos, te ofrece las mejores soluciones de negocios inteligentes. Si estás interesado en nuestros servicios de automatización de procesos, escríbenos y estaremos contentos en ayudarte.