¿Qué se debe hacer para que un documento digitalizado tenga valor legal?

Los documentos con valor legal desempeñan un papel fundamental en la vida cotidiana, tanto en el ámbito personal como en el comercial. Estos documentos son herramientas esenciales para establecer, proteger y registrar una amplia gama de acuerdos, derechos y transacciones. 

Al cumplir con los requisitos legales y reglamentarios, los documentos con valor legal proporcionan claridad, certeza y seguridad en una sociedad regida por el estado de derecho.

¿Qué es un documento digitalizado con valor legal?

Un documento digitalizado con valor legal es un registro que cumple con los requisitos legales necesarios para ser admitido como evidencia en un tribunal o para ser utilizado en una transacción legal. 

Los documentos digitalizados con valor legal son aquellos que tienen la capacidad de demostrar hechos, acuerdos, derechos, obligaciones u otros aspectos relevantes en un contexto legal. Para que un documento sea considerado con valor legal, debe cumplir con ciertos criterios, que pueden variar según la jurisdicción y la naturaleza del documento.

¿Qué se debe hacer para que un documento digitalizado tenga valor legal?

Para que un documento digitalizado tenga valor probatorio se necesita:

Escaneo de alta calidad: Asegúrate de que el documento digitalizado sea de alta calidad y legible. Utiliza una resolución adecuada para preservar los detalles y el texto. 

Utiliza un software de escaneo confiable: Emplea un software de escaneo confiable que pueda generar archivos en formatos como PDF o TIFF. Estos formatos son comunes para la preservación de documentos. 

Firma digital: La firma de debe ser de un fedatario que de fe que el documento digital es un reflejo del físico.

Fecha y hora: Asegúrate de que el documento digitalizado incluya una marca de tiempo que indique cuándo se creó o digitalizó. Esto es importante para probar la cronología de los eventos. 

Almacenamiento seguro: Almacenar el documento digitalizado en un lugar seguro y protegido contra cambios no autorizados. Puedes utilizar tecnologías de seguridad, como cifrado, para proteger el documento. Registros de auditoría: Mantén registros de auditoría que documenten quién accedió al documento, cuándo y qué cambios se realizaron (si corresponde). 

Cumple con las regulaciones locales: Investiga y cumple con las regulaciones y estándares locales que se apliquen a la preservación de documentos digitales. Algunas jurisdicciones pueden tener requisitos específicos. 

Conservación a largo plazo: Asegúrate de que el documento digitalizado se conserve de manera segura durante el tiempo requerido por la ley o las regulaciones. Esto puede incluir la implementación de estrategias de preservación a largo plazo, como el uso de sistemas de gestión de documentos electrónicos (EDMS). 

Asesoramiento legal: Consulta a un abogado o profesional legal especializado en evidencia electrónica y cumplimiento normativo para garantizar que tu proceso cumpla con los requisitos legales específicos de tu jurisdicción.

 

Importancia de los documentos digitalizados con valor legal

La importancia de un documento  digitalizado con valor legal radica en su capacidad para establecer, registrar y proteger derechos, acuerdos y transacciones en un contexto legal. Los documentos con valor legal son fundamentales para la estructura y la operación de la sociedad moderna, ya que proporcionan un marco legal que establece y protege derechos, regula acuerdos y facilita la resolución de disputas de manera justa y eficiente. 

La falta de documentos con valor legal puede dar lugar a ambigüedad, incumplimiento de contratos y litigios costosos. Por lo tanto, es esencial entender y cumplir con los requisitos legales aplicables al crear y gestionar documentos con valor legal.

¿Cuál es la mejor opción para que la digitalización de documentos con valor legal?

Exact, empresa líder en digitalización con valor legal, nos aseguramos de que los documentos digitalizados sean una copia idéntica a los físicos mediante nuestra línea de producción certificada por Indecopi y fedatarios informáticos especializados. 

Una vez que se ha dado fe de que los papeles físicos y los digitalizados son exactamente iguales, se puede dar paso a la eliminación y posteriormente almacenados en medios magnéticos en nuestra bóveda certificada.

Si deseas adquirir nuestro servicio de digitalización de documentos con valor legal no dudes en contactarnos.