¿Qué funciones tiene un programa de gestión documental?

Las empresas laboran con grandes cantidades de documentos, esto dificulta la tarea de poderlos controlar. Por ello es necesario un programa de gestión documental para evitar caos y desorden.

Sabemos que una parte del éxito de una empresa se debe a la capacidad de dirigir el trabajo administrativo en la organización. A continuación sepa cómo hacerlo con un programa de gestión documental.

¿Qué entendemos por gestión documental?

La gestión documental es capturar, almacenar y recuperar documentos. Esta información puede llegar a la empresa en formato digital o papel. La gestión documental debe facilitar la recuperación de documentos, así como su extracción y conservación.

Para que todo lo señalado se ejecute es recomendable poseer un programa de gestión documental, porque permite el ahorro de tiempo y facilita a los trabajadores en la búsqueda de archivos o datos específicos.

¿Qué funciones tiene un programa de gestión documental?

Un software de gestión documental organiza y administra los documentos.  Este sistema permite trabajar desde el ordenador con toda la documentación de la empresa, sin tener que recurrir al papel.

El programa de gestión documental es una especie de almacén o repositorio para acceder a la información de manera segura. Además, ayuda a la eficiencia operativa y elimina las barreras que presenta el formato físico.

Importancia del programa de gestión documental

El error más frecuente en las entidades es repartir los documentos en correos electrónicos, discos duros u otros equipos. Almacenarlos así hace que se reduzca la eficiencia operativa al no tener información centralizada, incrementando la posibilidad la posibilidad de pérdida o daños en los documentos.

Un programa de gestión documental es importante debido a que gestiona todos los documentos desde un solo lugar, logrando control, acceso y eficiencia en los procesos. También se puede hacer seguimiento a material confidencial, mostrando quién accedió, cuándo y qué acciones ejecutaron.

Beneficios de un programa de gestión documental

1. Los beneficios que da el programa de gestión documental a una empresa son los siguientes:
2. Facilita las tareas administrativas.
3. Controlar y disponer de los documentos en todo momento.
4. Reduce el riesgo de daños o pérdidas de información.
5. Seguridad de los documentos con un sólido control en el acceso, edición y compartimiento de permisos.
6. Mejora la organización de los trabajadores al tener todo ordenado y estructurado.

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