Los procesos operativos Back Office enfocados en Gestión Documental

En la actualidad, muchas organizaciones buscan tercerizar algunos de sus procesos de back office como el registro, digitalización e indexación de documentos, validación de datos, y gestión de trámite documentario. Sin embargo, en muchos de los casos, desconocen que la tercerización de estas funciones representan un ahorro de costos de alrededor del 30% y un aumento de la eficiencia del 20% en los procesos operativos.

Jorge Rodríguez, Gerente de Operaciones de Exact, brindó un panorama acerca de cómo funcionan los procesos operativos de back office enfocados en la Gestión Documental de las empresas. Los detalles en esta entrevista.

1.¿Cómo determinan el número de puestos y colaboradores que intervienen en un servicio operativo enfocado en Gestión Documental?

En primer lugar, para nosotros poder determinar la cantidad de puestos, necesitamos hallar el punto de equilibrio de productividad y eficiencia, aplicando una adecuada y efectiva gestión del riesgo operativo, empoderando al equipo y gestionando por procesos.

2. En concreto, ¿cómo funcionan y de qué tratan los procesos operativos enfocados en gestión documental?

El propósito principal es tener la documentación organizada, segura y disponible en digital, que permita ahorrar en consumo de tiempo, recursos y materiales a través de un proceso controlado en línea mediante dispositivos de rastreo o tracking.

3. ¿Cuáles son los principales retos a la hora de administrar una operación de gestión documental?

Los principales retos a los que nos enfrentamos y hemos detectado en estos más de 20 años son el establecer una cultura de cambio en los equipos de trabajo, gestionar el talento, organizar por procesos y el lograr que la tecnología acompañe el crecimiento de nuestros clientes.

4. A mediano y largo plazo, ¿cuáles son los objetivos del área de operaciones, a que están apuntando?

Como área tenemos como objetivos afianzar nuestra propuesta de gestionar los SLA (Indicadores de niveles de servicio) de proveedores de mensajería de nuestros clientes, y en el mediano plazo queremos que algunos o parte de nuestros servicios que se encuentran en las instalaciones de nuestros clientes se trasladen a nuestra sede central. Esta acción nos permitirá elevar eficiencias productivas y a nuestros clientes ahorros importantes en costos por espacio y estaciones de trabajo.

5. Como ve usted el futuro de las empresas enfocadas en Gestión Documental, ¿considera que son un gran primer paso para mejorar los procesos de las empresas? ¿Por qué?

El principal objetivo que tienen las empresas enfocadas en gestión documental es permitir a las empresas contar con personal y sistemas altamente especializados en gestión documental con menores costos que el staff propio, generando eficiencias internas y aumento de la productividad. Este esquema de servicio sin lugar a dudas es un gran comienzo para empresas que buscan mejorar sus procesos de back office. Sin embargo, aún muchas organizaciones piensan equivocadamente que la gestión documental cuesta más de lo que vale. El reto está en que las empresas comparen detenidamente el costo de un proyecto de implementación de un SGD (Sistema de Gestión Documental) y el costo de no gestionar bien los documentos en términos de tiempo, productividad y dinero.

6. Frente a los nuevos retos y los cambios que está sufriendo el sector (Revolución digital, despapelización), ¿qué considera que Exact debe incorporar en sus operaciones para mejorar la satisfacción de sus clientes?

En Exact, estamos conscientes de que vivimos en un mundo cambiante y por eso consideramos que la tecnología es la única forma de generar eficiencias importantes y que nos permitirá acompañar a nuestros clientes en sus procesos de transformación digital. Esto significa desarrollar soluciones a la medida e inteligentes bajo un enfoque trasversal de los procesos. Por último, queremos afianzar nuestra asesoría personalizada en el desarrollo e implementación de proyectos.