Precio de digitalización de documentos para empresas en Perú: guía completa 2025

La digitalización de documentos se ha convertido en una necesidad urgente para muchas empresas en Perú. Más allá de ser una tendencia tecnológica, hoy es una solución práctica para liberar espacio físico, mejorar la seguridad de la información y agilizar procesos internos. Sin embargo, una de las preguntas más frecuentes de las empresas es: ¿cuánto cuesta digitalizar documentos?

En este artículo te contaremos el precio de digitalización de documentos en el mercado peruano, cómo Exact aborda este servicio y qué otros beneficios puedes obtener al trabajar con nosotros.

¿Qué es la digitalización de documentos y por qué es clave para las empresas?

La digitalización consiste en convertir documentos físicos en archivos digitales, mediante escaneo masivo, indexación y organización en plataformas seguras.

Beneficios inmediatos

• Ahorro de espacio: liberar metros cuadrados antes ocupados por cajas y archivadores.
  
   
• Acceso rápido a la información: búsquedas inmediatas con un par de clics, sin depender de archivos físicos.
  
   
• Mayor seguridad: respaldo digital que evita pérdidas por deterioro, extravío o desastres.
  
   

Casos comunes en empresas peruanas

• Empresas que se mudan de oficina y necesitan depurar archivos sin perder su contenido.
  
   
• Áreas que requieren consultar documentos constantemente y no pueden depender de archivos guardados en sótanos o almacenes externos.
  
   
• Negocios que buscan custodiar documentación sensible con respaldo digital seguro.
  
   

Precio de digitalización de documentos en Perú

La mayoría de proveedores en Perú no publican tarifas claras en sus páginas web. Pero Exact rompemos con ese esquema ofreciendo un costo transparente y competitivo.

Tarifa de Exact

El servicio de digitalización de documentos de Exact tiene un precio de menos de S/0.12 por imagen, que incluye el recojo y la devolución de los documentos. Esto nos diferencia de la competencia, ya que la empresa cliente conoce desde el inicio cuánto pagará y qué está incluido en el servicio.

Factores que influyen en el costo

• Volumen de documentos: a mayor cantidad, menor costo unitario.
  
   
• Tipo de archivo: documentos estándar, expedientes con anexos o archivos históricos requieren diferentes procesos.
  
   
• Indexación y metadatos: la organización y clasificación detallada puede variar la tarifa.
  
   

Comparación con el costo de mantener archivos físicos

Mantener documentos en físico implica costos ocultos: alquiler de espacio, tiempo de búsqueda, riesgo de extravío y hasta mudanzas más costosas. En la mayoría de casos, la digitalización representa un ahorro a mediano plazo.

Puntos de dolor de las empresas y cómo solucionarlos

En la experiencia de Exact, los motivos más frecuentes por los que las empresas solicitan digitalización son claros:

Falta de espacio y mudanza de oficinas

Muchas compañías acumulan años de documentos que ocupan metros valiosos en sus oficinas. Antes de mudarse, recurren a Exact para digitalizar, depurar y respaldar la información sin perder control de sus expedientes.

Acceso digital rápido a la información

Áreas como contabilidad, legal o recursos humanos necesitan acceder a documentos de inmediato. Con la digitalización, los documentos pueden indexarse por campos clave, permitiendo búsquedas rápidas y seguras.

Custodia y respaldo de la documentación

Empresas que desean reducir su archivo físico sin perder trazabilidad encuentran en Exact un aliado que garantiza copias digitales seguras, listas para consultas futuras.

Servicios complementarios de Exact

La digitalización no siempre resuelve todas las necesidades documentales. Por eso Exact ofrece dos servicios adicionales que suelen contratarse junto con el escaneo:

Digitación de fichas y listas

Muchas empresas manejan fichas manuscritas, cédulas o listas que deben convertirse en bases de datos digitales. El servicio de digitación de Exact permite consolidar esa información en reportes y dashboards prácticos para la toma de decisiones.

Inventario documental

Cuando una empresa tiene miles de cajas en su archivo, muchas veces no sabe con exactitud qué contienen. Exact ofrece el servicio de inventario documental, que permite identificar tipos de documentos, corroborar expedientes completos y detectar faltantes.

¿Cómo funciona el proceso de digitalización en Exact?

El proceso está diseñado para ser seguro, ordenado y sin interrupciones para la empresa cliente.

Recojo y devolución de documentos

El servicio incluye la logística: recojo de los documentos en la oficina del cliente y devolución una vez concluida la digitalización.

Escaneo, indexación y entrega digital segura

Los documentos se escanean con equipos de alta capacidad. Luego se indexan por criterios definidos con el cliente, lo que permite búsquedas rápidas. Finalmente, se entrega la copia digital de manera segura, junto con la devolución de los originales.

Preguntas frecuentes sobre la digitalización de documentos

¿Cuánto cuesta digitalizar documentos de empresa en Perú?
 En Exact, menos de S/0.12 por imagen, incluyendo recojo y devolución de documentos.

¿Qué diferencia hay entre digitalización y digitación?
 La digitalización convierte documentos físicos en archivos digitales; la digitación consiste en transcribir su contenido a bases de datos estructuradas.

¿Es seguro digitalizar documentos confidenciales?
 Sí. Los procesos de Exact garantizan custodia segura, protocolos de manejo confidencial y entrega controlada.

¿Exact ofrece recojo y entrega de documentos?
 Sí, está incluido en el precio del servicio.