4 preguntas que debes hacerte antes de migrar a una gestión documental con menos papel

Importancia del Sistema de Gestión Documental

El proceso de gestión documental es fundamental en el funcionamiento de una empresa. Este proceso debe tener un orden y organización adecuados para alcanzar la máxima eficiencia dentro de una organización. Sin embargo; muchos ignoran el gasto de papel que una gestión documental regular genera, especialmente en ciertos departamentos, y a largo plazo esto le puede costar mucho a tu empresa.

Migración a un Sistema de Gestión Documental

Para poder migrar a un sistema de gestión documental existen 4 preguntas que debes hacerte antes de pasar a un sistema con menos papel y los beneficios que trae esta transición.

1. ¿Qué departamento necesita más papel?

Si vas a migrar a un sistema con menos papel, primero debes identificar las áreas en tu empresa que necesitan más atención. Tales como el departamento de facturación, recursos humanos o de finanzas y contabilidad. Son estas áreas las que se benefician mucho de un sistema con menos papel y más digital. De ahí que se ahorraría bastante tiempo de producción y gastos en el papeleo.

2. ¿Qué procesos requieren más tiempo?

¿La productividad se ve obstaculizada por la cantidad de papeleo que maneja una empresa? Fíjate en las áreas o departamentos cuya gestión documental requiere más tiempo y averigua por qué. Si es porque el proceso involucra llenar y encontrar constantemente archivos y papeleo, entonces sabrás que dicha área se beneficiaría de un sistema con menos papel. Habla con los empleados de dicho departamento para obtener una mejor visión sobre cómo un sistema con menos papel incrementaría la productividad y quitaría una carga para los empleados. Toma nota de cada paso para así implementar los cambios en el nuevo sistema.

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3. ¿ Cómo accederemos al almacenamiento digital?

Mira tus procesos como si ya estuvieras en la transición al sistema con menos papel. ¿Tienes algún plan para el manejo, la organización y el acceso de estos archivos digitales? Una vez que los archivos estén escaneados digitalmente, necesitarás un software que te permita gestionar dichos archivos para que así sean fácilmente accesibles a tus empleados.

El software no solo te permitirá organizar los documentos, también los mantendrá seguros. Los documentos pueden ser almacenados en los servidores de tu compañía o en la “nube”. Ahora, hablando de los archivos en físico, puedes deshacerte de estos contratando a una compañía que ofrezca los servicios de destrucción y trituración de documentos para garantizar que sean destruidos de manera segura.

4. ¿ Tienes un socio de gestión documental?

Cuando tienes un socio con una compañía de gestión documental, ellos te quitarán una gran carga de encima al hacer la transición al sistema sin papel. Te ayudarán a simplificar el proceso ayudándote a elegir el mejor software que se adapte al modelo de tu empresa y crear un flujo de trabajo que sea lógico para tus empleados.

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