4 tips que mejorarán tu sistema de facturación electrónica

El uso de un sistema de facturación electrónica en las empresas actuales ha dejado en el pasado a las facturas en papel. Esto se debe a que este simplificó el proceso de pagos para los clientes, incrementó el flujo de dinero, y ahorró tiempo y dinero a las empresas.

¿Cómo mejorar tu sistema de facturación electrónica?

1.- Elige el sistema de facturación electrónica adecuado

Si bien realizar una rápida búsqueda en línea sobre “facturación electrónica”, te proporcionará cientos de plantillas y plataformas online, no todas estas opciones son las mismas. Por ejemplo, algunas cuentan con una plataforma de facturación sencilla, pero carece de características personalizables que muchas empresas sí proveen, como Exact.

Recuerda que antes de enviar facturas a tus clientes, investiga de manera apropiada y descubre qué opción es la más indicada para ti o tu empresa. Conocer la importancia de la facturación electrónica y sus características son esenciales, es por eso que a continuación te presentaremos una lista de preguntas que puedes realizar para escoger la mejor:

• ¿Qué características necesita tu sistema de facturación ideal? Si lo que buscas no se limita a solo enviar facturas, entonces busca plataformas que te permitan realizar un seguimiento de los tiempos de envío y recepción, un cobro de impuestos o una recolección de información del inventario.
• ¿La plataforma o plantilla es buena para tu organización? Existen diversas plataformas y plantillas que pueden satisfacer tus necesidades. Puedes enviar un mensaje a contacto@exact.com.pe para pedir mayor información sobre un sistema de facturación electrónica.
• ¿Es amigable con el usuario? Algunos sistemas son fáciles de utilizar mientras que otros son demasiado complejos. Debes buscar mejorar la experiencia del cliente con el sistema de facturación que escojas.
• ¿Cómo se respaldan los datos? Algunos proveedores ofrecen espacio en la nube, los que permite acceder a la información donde sea y cuando sea.
• ¿Qué opinan otros usuarios u otras empresas al respecto? Lee reviews que puedan ayudarte a responder cualquier pregunta que tengas, su experiencia con el sistema de facturación electrónica puede ayudarte a elegir mejor.

2.- Aprende cómo usar tu sistema de facturación electrónica a la perfección

¿Encontraste el sistema de facturación adecuado para tu empresa? Si es así, recuerda que ahí no termina todo el trabajo. Como cualquier otro dispositivo nuevo que compras, debes ponerlo a prueba para no cometer errores con tus clientes. Además, debes experimentar las características personalizables, como la ubicación del logo, los colores representativos de la empresa y el tipo de letra.

3.- Informa todo tipo de cambios a tus clientes

Si vas a empezar a enviar facturas de manera electrónica a tus clientes, hazles saber que has realizado algunos cambios. Es probable que no te des cuenta de esto, pero estas modificaciones pueden impactar sus procesos de pago. Por ejemplo, quizás prefieren una copia en físico y no usar la plataforma elegiste. Para evitar cualquier tipo de retraso en los pagos, conversa con tus clientes tan pronto como sea posible.

4.- Automatización de procesos

Ahora que has empezado a usar un sistema de facturación electrónica, puedes aprovechar al máximo la automatización de procesos. Este no solo acelerará los procesos pago, los cuales beneficiarán tu flujo de dinero, sino que también ahorrarán tiempo y dinero.

Algunas plataformas automatizan para:

• Almacenar información de pagos del cliente para cobrarles con solo un clic.
• Establecer fechas de pagos.
• Crear recordatorios de pagos automáticos y notificaciones por morosidad.
• Permitir procesos de facturación en línea para que los clientes pueden pagar cuando quieran y cuando lo prefieran.

Exact, empresa líder en la gestión de documentos, te ofrece el mejor servicio de facturación electrónica. Escríbenos y estaremos contentos en ayudarte.

Traducido y adaptado de lennoxhill.