¿Cómo mejorar la organización de archivos en tu empresa?

¿Cuáles son las características de la organización de archivos? Empecemos por algunas nociones, la del documento de archivo, por ejemplo: este tiene una serie de valores tanto primarios (legal, jurídico, fiscal y administrativo) como secundarios (valor informativo e histórico). Pues bien, dicho esto prosigamos a las clases de documentos.

Existen las tipologías de documentos de archivos, mencionemos 2:

• Decisiones: se tratan de documentos los cuáles a nivel jurídico se dividen tanto en acuerdos como en resoluciones.
• Documentos de transmisión en organización de archivos: Se reducen a tres tipos: la nota, el oficio y la carta. ¿Qué viene a ser la primera? Es el documento que se usa para la comunicación entre órganos o unidades de la entidad. ¿El oficio? Es el documento utilizado para la comunicación, también, sólo que a distintas administraciones de tipo público. ¿Y finalmente, qué hay de la carta? Es el documento utilizado para la comunicación de tipo personal y contenido general.

Agrupaciones documentales en la organización de archivos:

• Expediente: Se trata de una unidad documental compuesta y organizada de documentos reunidos bien sea por el productor para su uso corriente o bien sea para el proceso de organización de archivos.
• ¿Qué es la serie? Se trata de documentos organizados de acuerdo con un sistema de archivo.
• En la organización de archivos, ¿qué son los libros de registro?: Son la agrupación de documentos los cuales no guardan relación entre sí. ¿Cómo han sido agrupados, entonces? Pues, por su función de control.
• ¿Y qué hay de la carpeta de asuntos en la organización de archivos?: Pues se trata de un expediente breve dirigido a un órgano de la administración de tu empresa.

Hablemos de documentos de apoyo informativo:

¿De qué tratan? Son los documentos que prestan ayuda a la gestión administrativa de tu empresa. Algunas características:

• Pueden ayudar a la toma de decisiones.
• Su valor es netamente informativo.

Hablemos de la organización de archivos de gestión:

En temas de organización de archivos aquí se pueden conservar todos los documentos, bien sean generados o recibidos por la unidad administrativa de tu empresa. ¿Qué resulta fundamental? Separar la documentación de archivos de la de apoyo informativo.

¿En qué debe de basarse la organización de archivos? En el cuadro de clasificación y calendario de conservación documental. Para esto, la apertura e identificación de las carpetas tienen como obligación reflejar a las series que corresponden a cada unidad administrativa.

Y ya para ir terminando, ¿qué hay de la ubicación física de los documentos? Éstas responden a la conformación de expedientes. Los tipos de documentos que se van a ordenar de tal modo que quede en evidencia el desarrollo de los distintos trámites.

Para esto, en la organización de archivos el documento con la fecha más antigua de producción va a ser el primer documento que se va a encontrar al abrir la carpeta y la que posea la fecha más reciente se encontrará al final de la misma.

Eliminando la documentación:

En temas de organización de archivos, ¿cómo se hace el trámite de eliminación de documentación? Debe hacerse siempre de manera controlada, teniendo en cuenta lo dispuesto por la legislación acerca de la protección de datos personales. Además se debe contar con una herramienta para la eliminación de documentos llamada máquina destructora.

En Exact contamos con una amplia experiencia en la mejora de procesos para la organización de archivos. Si deseas que te apoyemos en tu proceso, contáctanos.