Cómo elegir el mejor software de facturación electrónica del mercado

Según recientes investigaciones, solo el 20% de las empresas tienen procesos altamente automatizados para administrar eficazmente el pago de facturas. ¿A qué se debe? Una razón es el uso de un el mejor sistema de facturación electrónica.

A continuación, Exact te brindará algunos tips para elegir el mejor del mercado. ¡Empecemos!

Consejos para elegir un software de facturación electrónica

Primero, la herramienta debe ser simple, amigable y flexible para hacer la migración al sistema lo más fluida posible. Además, debe permitir mantener todas las operaciones controladas y que vaya creciendo junto con el negocio. Para analizar y elegir bien, debes tener en cuenta que el software debe:

1.- Automatizar procesos de envío y recepción de facturas

Un sistema que integre la gestión de envíos y recepciones incrementarán la eficiencia, los ahorros de costos y la escalabilidad. Además, realizar los procesos de envíos y recepciones proporcionaría un mayor ROI (retorno de la inversión) y un periodo de recuperación más rápido para la empresa.

2.- Operar en una red grande y abierta

Una red global grande te permite enviar y recibir facturaciones electrónicas de y para cualquier compañía a través de una sola conexión. Además de ser gratuito para tus proveedores, este software permitirá que las facturas enviadas se conviertan en electrónicas.

Asimismo, serás capaz de conectarte con un número mayor de proveedores y compradores de manera sencilla.

3.- Evitar las tareas repetitivas

El software de facturación electrónica debe automatizar la mayor parte del trabajo de facturación. Esto permitirá al personal administrativo centrarse en la gestión de gastos, control de crédito y soporte para decisiones de adquisición.

Además, este software te ayudará a concentrarte en otras tareas que pueden hacer crecer tu negocio, estrategias como el fortalecimiento de tus productos/servicios, la creación de redes y de contenido de calidad.

4.- Reducir el uso de papel al mínimo

Si bien uno de los peores defectos de la facturación tradicional es su poca organización, el uso excesivo de papel no pasaba desapercibido. En la actualidad, las empresas ecoamigables destacan por encima de las demás y suelen ser las preferidas de los clientes, ya que estos buscan diferenciarse de las generaciones anteriores y colaborar con el medio ambiente de alguna manera.

La facturación electrónica reduce el uso del papel al mínimo, optimizando los procesos de envío y recepción. Cabe recalcar que el consumo de papel por trabajador en una oficina se encuentra entre 10 000 y 20 000 hojas al año, siendo las industrias contables y financieras las que más gastan.

5.- Integrar sin problemas con los sistemas existentes

La integración en un entorno multi ERP (Enterprise Resource Planning, que significa “sistema de planificación de recursos empresariales”) es un desafío y muchos sistemas de facturación electrónica no están hechos para entornos complejos. Si cuentas con sistemas comerciales específicos, debes asegurarte de que el software se podrá integrar de manera perfecta y segura para optimizar todos los procesos.

6.- Tener soporte para múltiples monedas y reglamentos internacionales

Si tu empresa opera en diferentes partes del mundo, deberás asegurarte de que tus facturas cumplan con las diferentes leyes regulatorias de acuerdo al país. El software de facturación electrónica deberá garantizar que cumpla con los requisitos de manera automática.

7.- Proporcionar análisis

El software de facturación electrónica debe proporcionar analíticas integradas para brindar información procesable con tableros gráficos para el análisis de tendencias y detalles de transacciones. Se pueden obtener valiosos conocimientos de los datos. Así que, asegúrate de que el software de facturación electrónica que elijas pueda ofrecerte lo mencionado.

Exact, empresa líder en gestión documental, te ofrece la mejor solución para la gestión de la facturación electrónica. Escríbenos y estaremos contentos en ayudarte.

Traducido y adaptado de basware.