¿Por qué es necesario que tu organización implemente una gestión documental?

¿Sabes qué es tener una buena gestión documental?

Imagina que estás sentado en tu escritorio, cuando de repente te llega un e-mail de tu jefe solicitando la última versión de un documento de política crítica que necesita con urgencia para una reunión. No hay problema, lo encontrarás fácilmente en la nube de información y documentación de tu empresa. Primero, empiezas por buscar en la carpeta del departamento al que perteneces ya que piensas que es más probable que esté ahí; sin embargo, no tienes suerte: no está ahí.

Bueno, ahora decides utilizar el buscador para encontrar el documento, escribiendo un título predecible. Te topas con un montón de documentos para tu búsqueda, pero sabes que ninguno de esos documentos es el que estás buscando. Comienzas a entrar en pánico y encima, tu jefe empieza a llamarte por teléfono, es tarde para su reunión. Nunca encontraste el documento, lo que refleja una pésima gestión documental en tu empresa.

En Exact, sabemos que en algún momento hemos estado en la situación anterior y hemos creído que toda la información “compartida” de la empresa estaba bien organizada, cosa que no era así. Mas bien, los documentos se seguían perdiendo. No importa si se está descuidando o dejando de lado la eliminación de documentos obsoletos como imágenes, carpetas, activos, etc, o si los empleados utilizan nombres confusos para la estructura de las carpetas, esta organización y gestión documental arcaica no está funcionando en tu empresa y te está perjudicando.

¿Cómo implementar una excelente gestión documental?

Afortunadamente, hay una manera fácil de resolver este problema. Aplicar una gestión documental más moderna es una manera en la que las organizaciones almacenan y realizan un seguimiento de todos sus documentos en una ubicación central utilizando su intranet u otro software de gestión de activos digitales.

Una buena gestión de documentos tiene muchos beneficios que maximizan la productividad y ahorro de tiempo-costo de una organización. A continuación, te mostramos 5 razones por la que tu organización necesita una excelente gestión documental:

Aumenta la colaboración y comunicación

Tener un sistema de gestión documental en tu organización promueve de manera más rápida y fácil la colaboración entre los empleados, especialmente a través de localizaciones geográficas. Al tener la posibilidad de acceder rápidamente a ciertos documentos y compartirlos a través de un espacio de trabajo en línea, tales como una intranet, permite a los usuarios trabajar juntos en un mismo proyecto y sin ningún problema. A través de otras características de colaboración incluidos en el software de intranet, estos documentos pueden guardarse y compartirse entre los empleados de toda la organización.

Control fiable de las versiones de un documento

Para las grandes organizaciones, mantener actualizados los documentos e información a menudo resulta ser una lucha constante. Muchos de nuestros clientes tienen este problema antes de aplicar un sistema de gestión documenta. Al tener el software de gestión de documentos, es más fácil hacer un seguimiento de los documentos y mantenerlos actualizados. Los usuarios simplemente subir un documento y luego administrar las actualizaciones y versiones a través de su intranet o nube (cloud).

Por ejemplo, dentro de nuestro servicio de gestión documentaria, podrás encontrar la gestión de contratos. Este tipo de gestión te ayudará a crear, revisar, clasificar, automatizar e indexar tus contratos e información relacionada.

Incrementa el ahorro de tiempo-costo

¿Alguna vez has escuchado el dicho, “el tiempo es dinero”? Si volvemos a nuestro escenario anterior, podemos ver que esa persona se demoró mucho tiempo para encontrar un documento específico y retrasó mucho a su jefe. Esto puede llegar a costarle a la empresa muchas horas (si juntamos todos los casos que pueden pasar en un día). Además, los administradores no llegan a encontrar los documentos importantes, no podrán tomar decisiones correctas.

Al tener todos estos documentos organizados y presentados en la intranet o nube (cloud) de tu organización, harás que sea mucho más fácil y rápido localizar la información correcta. Con unos pocos clics del ratón, puedes encontrar el documento que necesitas en cuestión de segundos. Inclusive, puedes incluir enlaces rápidos a los documentos que más uses o importantes para que la búsqueda sea aún más rápida.

Facilita la accesibilidad

Con más y más personas trabajando desde casa o viajando por asuntos laborales, es fundamental tener acceso a los documentos o políticas específicas cuando uno no está en la oficina. Mientras que algunos pueden argumentar que esto se hace fácilmente con documentos en papel, todavía hay una posibilidad de que a la mitad de tu vuelo te des cuenta que olvidaste algo en la oficina.

Tener los documentos de la empresa disponibles y accesibles en línea desde cualquier lugar es más eficiente y puede ahorrarte mucho tiempo y estrés.

Aumenta la productividad

Subir, editar, seguir e intercambiar documentos te toma la mitad del tiempo si utilizas un sistema de gestión documental. Gracias a esto, permites a los empleados ser más productivos y en última instancia más eficientes. El tiempo de búsqueda de documentos a través de varios portafolios puede usarse ahora para realizar otras labores más importantes.

Una intranet o nube (cloud) permite a tu organización o empresa almacenar todos sus documentos y datos digitalmente en un lugar organizado y al que se puede tener acceso en cualquier momento y en cualquier lugar.

Exact, empresa líder en la gestión de documentos, te ofrece las mejores soluciones de negocios inteligentes. Si estás interesado en alguno de nuestros servicios, escríbenos a nuestro formulario de contacto. Estaremos contentos en ayudarte.