¿Qué es la gestión de contratos y por qué utilizar un software?

Un software de gestión de contratos permite la creación, ejecución y análisis de contratos. Además permite maximizar el rendimiento operativo de una empresa y reduce el riesgo financiero. Por ello, contar con un sistema eficaz y automatizado es cada vez más necesario.

A continuación, te explicaremos cómo funciona la gestión de contratos y el por qué deberías implementarla en tu empresa.

Los fundamentos de la gestión de contratos

Cuando dos compañías desean hacer negocios entre ellas, un contrato especifica las actividades realizadas por ambas organizaciones y los términos a través de los cuales cada uno cumplirá con sus partes del acuerdo. Los contratos afectan la rentabilidad del negocio de una manera muy grande debido al énfasis en los ingresos y los gastos. Cuando un contrato tiene una redacción deficiente, una organización puede perder incontables miles de dólares por un simple tecnicismo que no pueden identificar. La administración eficaz de contratos puede, en última instancia, crear una relación comercial poderosa y allanar el camino hacia una mayor rentabilidad a largo plazo, pero solo si se gestiona correctamente.

Elementos de una gestión de contratos exitosa

No es suficiente que una organización tenga profesionales para gestionar los contratos. El rendimiento de los trabajadores debe mejorar con la presencia de procesos y softwares para la gestión de contratos para así satisfacer las crecientes necesidades analíticas y de cumplimiento de la organización. Cuando se implementa con éxito una estrategia de gestión de contratos, las organizaciones pueden esperar ver que:

• Los beneficios comerciales esperados y los rendimientos financieros se están realizando
• El proveedor es cooperativo y receptivo a las necesidades de la organización
• No habrá conflictos contractuales
• La entrega de servicios es satisfactoria para ambas partes

Actividades que conforman una buena gestión de contratos

La base para la gestión de contratos se basa en la implementación de actividades exitosas posteriores a la adjudicación y en las etapas iniciales. Durante la etapa previa a la adjudicación, los trabajadores deben enfocarse en la razón para establecer el contrato y si el proveedor puede cumplir con los términos del acuerdo. Se debe considerar adicionalmente cómo funcionará el contrato una vez concedido. Evitar llevarse sorpresas no deseadas requiere una investigación cuidadosa y una claridad de propósito en el contrato real.

La gestión de contratos requiere un nivel de flexibilidad para las partes involucradas y una voluntad de adaptar los términos del contrato para reflejar cualquier cambio en las circunstancias. Los problemas son inevitables, lo que significa que las organizaciones deben estar preparadas para lo inesperado y poder ajustar los términos del contrato cuando sea necesario.

Etapas de la gestión de contratos

Los contratos se dividen en etapas para organizar los esfuerzos y estructurar los procesos. Las etapas son las siguientes:

1. Solicitudes iniciales

El proceso de gestión de contratos comienza identificando los contratos y los documentos pertinentes para respaldar el propósito de este.

2. Autoría del contrato

Escribir un contrato a mano es una actividad que consume mucho tiempo. Sin embargo, emplear sistemas automatizados de administración puede simplificar procesos.

3. Negociando el contrato

Al finalizar la redacción del contrato, los trabajadores deben comparar versiones. De esta manera podrán observar cualquier discrepancia para reducir el tiempo de negociación.

4. Aprobación del contrato

La instancia donde se producen la mayoría de obstáculos es durante la aprobación administrativa. Los usuarios pueden combatir esto de forma preventiva mediante la creación de flujos de trabajo personalizados. Los cuales deben incluir aprobaciones paralelas y en serie para que las decisiones se muevan a un ritmo rápido.

5. Ejecución del contrato

La ejecución del contrato permite a los usuarios controlar y acortar el proceso de firma mediante el uso de la firma electrónica y el soporte de fax.

6. Gestión de las obligaciones

Esto requiere una gran manejo de proyectos para garantizar que las partes interesadas cumplan con los entregables y que el valor del contrato no se deteriore a lo largo de sus primeras fases de crecimiento.

7. Revisiones y enmiendas

Reunir todos los documentos pertinentes a la redacción inicial del contrato es una tarea difícil. Cuando se encuentran elementos que se pasan por alto, deben existir sistemas para enmendar el contrato original.

8. Auditoría e informes

La gestión de contratos no implica simplemente redactar un contrato y luego introducirlo en el archivador sin pensarlo dos veces. Las auditorías son importantes para determinar el cumplimiento de ambas organizaciones con los términos del acuerdo y cualquier posible problema que pueda surgir.

9. Renovación

El uso de métodos manuales a menudo puede dar como resultado la pérdida de oportunidades de renovación y de ingresos comerciales. La automatización del proceso permite a una organización identificar oportunidades de renovación y crear nuevos contratos.

Software de gestión de contratos

La práctica tradicional en la administración de contratos muestra ineficiencia que solo pueden restarle eficacia a la organización. De ahí que, la integración de un servicio automatizado ayudará a reducir las horas de trabajo y automatizar los procesos asociados a la gestión de contratos, creando así más valor para una empresa.

 

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