Facturación electrónica: 4 errores comunes y cómo solucionarlos

En toda empresa, llega el día en que se decide dejar los papeles y los procesos manuales para empezar a usar softwares que aceleran el trabajo. La llegada del software de facturación electrónica cambió el panorama desde principios de los 2000. Sin embargo, empresas y personas comunes aún cometen muchos errores al momento de usar este sistema.

A continuación, Exact te presentará 4 errores que se cometen con la facturación electrónica y cómo solucionarlos.

1.- Tener solo a una persona que sepa usar el sistema de facturación electrónica

El software de facturación electrónica es una herramienta increíble que ayuda a una gran cantidad de empresas, pero solo si sabes cómo utilizarlo. Es probable que capacites a una sola persona para que aprenda a usar el programa con el objetivo de acelerar los procesos. Sin embargo, ¿qué sucede si esa persona se enferma y no puede ir a trabajar? ¿Qué haces si decide tomar sus vacaciones o, incluso peor, renuncia?

La facturación es un componente importante de tu empresa que no debe ser descuidado ni por un instante. Es recomendable capacitar al menos a 3 personas y que cada una pueda suplir a la otra en caso de que una de ellas enferme o decida retirarse. Cabe recalcar que capacitar al personal es una actividad que cada vez se realiza en más empresas para la mejora continua de la misma.

2.- No especificar términos y cargos por pagos atrasados

Gran parte de los empresarios se sienten incómodos con exigir pagos rápidos porque no quieren parecer molestos. Mientras que los empresarios de compañías pequeñas y freelancers son especialmente propensos a sentir culpa cuando cobran por su tiempo. Debido a estos sentimientos de culpa muchas personas no incluyen una fecha estricta del pago en la factura. Simplemente confían en la buena voluntad del cliente o les ofrecen un plazo de pago demasiado extenso.

Las personas que trabajan con un sistema de facturación electrónica deben tener en cuenta que, sin importar la calidad de su trabajo, si no indican una fecha próxima para su pago, está se encontrará al fondo de la lista.

3.- No ser claro con tus clientes

Tú público objetivo no debe restringirse a un grupo, sino debe incluirlos a todos en tu lista de clientes. Sin embargo, si sueles trabajar con un sistema de facturación electrónica, ¿cómo le explicas a una persona que jamás a usado esta plataforma sin que desconfíe de ti?

Las empresas deben asegurarse de que cualquier persona entienda de manera clara y concisa la forma de pago. Esto lo puedes lograr brindando una línea de atención al cliente. A través de la cual las personas puedan llamar de manera gratuita e informarse sobre este sistema de facturación. Recuerda contar con personal capacitado y paciente en caso de que algunos clientes deseen una explicación personal.

4.- No agradecer a tus clientes

¿Recuerdas esa palabra mágica que toda madre enseña a sus hijos desde pequeños? Nunca olvides agradecer a tus clientes en las facturas electrónicas. Puede parecer sin importancia, pero a veces el retorno de un cliente depende de su experiencia contigo.

Ten en cuenta que te han elegido entre muchas empresas que ofrecen servicios o productos similares al tuyo y que su dinero ayuda a que tu empresa crezca. No es necesario describir tu agradecimiento mediante un párrafo, es suficiente una pequeña nota que diga “Gracias por hacer negocios con nosotros” o incluso podrías enviar un correo personalizado, en el cual podrías explayarte un poco más.

Exact, empresa líder en gestión documental, te ofrece las mejores soluciones para aumentar la productividad de tu empresa. Si estás interesado en nuestro servicio de facturación electrónica, escríbenos y estaremos contentos en ayudarte.

Traducido y adaptado de workflowmax.