Digitalización - Preguntas frecuentes

1. ¿Qué es el servicio de digitalización de documentos?

Es el proceso mediante el cual los documentos físicos se convierten en archivos digitales, permitiendo a las empresas almacenar, consultar y gestionar su información de manera más rápida, segura y eficiente.

2. ¿Qué tipos de documentos pueden digitalizarse?

Se pueden digitalizar expedientes de personal, contratos, facturas, historias clínicas, documentos contables, archivos legales, planos, fichas técnicas, correspondencia y cualquier otro documento corporativo.

3. ¿Cuáles son los beneficios de digitalizar los documentos de una empresa?

La digitalización reduce costos de almacenamiento físico, agiliza la búsqueda de información, mejora la seguridad documental, facilita el trabajo remoto, optimiza los procesos internos y contribuye al cumplimiento normativo.

4. ¿La digitalización de documentos tiene validez legal?

Sí. Dependiendo de la normativa aplicable y de los procedimientos implementados, los documentos digitalizados pueden formar parte de sistemas de gestión documental y respaldar procesos administrativos, legales y de auditoría.

5. ¿Cómo se garantiza la seguridad de la información durante la digitalización?

Se aplican protocolos de confidencialidad, control de acceso, trazabilidad, custodia documental y transferencia segura de archivos para proteger la información durante todas las etapas del proceso.

6. ¿Qué formatos de archivo se entregan después de la digitalización?

Los documentos pueden entregarse en formatos como PDF, PDF buscable, TIFF, JPG o cualquier otro formato compatible con los sistemas de gestión documental de la empresa.

7. ¿Es posible buscar información dentro de los documentos digitalizados?

Sí. Mediante tecnología OCR (Reconocimiento Óptico de Caracteres), los documentos se convierten en archivos indexados que permiten localizar palabras, nombres, códigos o datos específicos en cuestión de segundos.

8. ¿Qué empresas necesitan un servicio de digitalización documental?

Empresas de todos los sectores que gestionan grandes volúmenes de información, como entidades financieras, aseguradoras, instituciones educativas, empresas industriales, comerciales, de salud y organismos públicos.

9. ¿Qué sucede con los documentos físicos después de ser digitalizados?

La empresa puede conservarlos en sus instalaciones, trasladarlos a un servicio especializado de custodia documental o gestionar su eliminación de acuerdo con las políticas internas y la normativa vigente.

10. ¿Por qué contratar a Exact para la digitalización de documentos?

Porque Exact cuenta con experiencia en gestión documental, tecnología especializada, procesos de control de calidad y personal capacitado para garantizar seguridad, precisión y acceso eficiente a la información.

11. ¿Cuánto cuesta digitalizar documentos para una empresa?

El costo depende del volumen de documentos, el tipo de archivo, el nivel de indexación requerido, el uso de OCR y otros servicios complementarios como custodia documental o gestión electrónica.

12. ¿Cómo implementar un proyecto de digitalización documental en una empresa?

Un proyecto exitoso incluye la evaluación de archivos, clasificación documental, preparación de documentos, digitalización, indexación, control de calidad y almacenamiento en plataformas seguras.

13. ¿Cuál es la diferencia entre digitalización documental y gestión documental?

La digitalización convierte documentos físicos en archivos electrónicos, mientras que la gestión documental comprende la organización, clasificación, almacenamiento, acceso, conservación y control de toda la información empresarial.

14. ¿Qué es el OCR y por qué es importante en la digitalización de documentos?

El OCR (Reconocimiento Óptico de Caracteres) permite convertir imágenes escaneadas en texto editable y buscable, facilitando la localización de información y mejorando la productividad.

15. ¿Cómo ayuda la digitalización documental a reducir costos operativos?

Al disminuir el uso de papel, reducir espacios de almacenamiento físico, agilizar procesos administrativos y minimizar tiempos de búsqueda y recuperación de información.

16. ¿Cómo preparar documentos para una digitalización masiva?

Se recomienda clasificar, ordenar y depurar los documentos, retirar elementos como grapas o clips y definir criterios de indexación antes de iniciar el proceso.

17. ¿La digitalización documental ayuda a superar auditorías y procesos de fiscalización?

Sí. Facilita el acceso rápido a la información requerida, mejora la trazabilidad documental y permite mantener registros organizados y disponibles cuando se necesiten.

18. ¿Qué sectores obtienen más beneficios de la digitalización de documentos?

Sectores como banca, seguros, salud, recursos humanos, logística, educación, minería, construcción y entidades gubernamentales suelen obtener importantes mejoras en eficiencia y control documental.

19. ¿Cómo mejora la productividad empresarial la digitalización de documentos?

Al permitir que los colaboradores accedan a la información de forma inmediata, reduzcan tareas manuales y compartan documentos de manera segura desde cualquier ubicación.

20. ¿Cuánto tiempo toma digitalizar un archivo empresarial?

El plazo depende de la cantidad de documentos, el nivel de organización del archivo y los requerimientos de indexación, aunque los proyectos pueden ejecutarse por etapas para acelerar resultados.

21. ¿La digitalización documental contribuye a la transformación digital de una empresa?

Sí. Es uno de los primeros pasos para modernizar procesos, automatizar flujos de trabajo, implementar gestión documental electrónica y mejorar la toma de decisiones basada en información accesible.

22. ¿Qué riesgos existen al mantener documentos únicamente en formato físico?

Pérdida de información, deterioro por humedad o incendios, acceso limitado, mayores costos de almacenamiento y dificultades para localizar documentos cuando se necesitan.

23. ¿Cómo elegir una empresa de digitalización de documentos?

Es recomendable evaluar su experiencia, capacidad tecnológica, protocolos de seguridad, cumplimiento normativo, controles de calidad y servicios complementarios de gestión documental.

24. ¿La digitalización de documentos es segura para información confidencial?

Sí, siempre que el proveedor cuente con procedimientos de confidencialidad, personal autorizado, control de acceso y medidas de protección de datos durante todo el proceso.

25. ¿Qué ventajas ofrece la digitalización de expedientes de recursos humanos?

Permite acceder rápidamente a la información de los colaboradores, mejorar el control documental, optimizar auditorías laborales y reducir el espacio destinado al archivo físico.